หากองค์กรของคุณได้รับเงินทุนประเภทใดก็ตาม การติดตามผลด้วยจดหมายขอบคุณเป็นสิ่งที่จำเป็น การกระชับความสัมพันธ์กับผู้บริจาคโดยการส่งจดหมายขอบคุณไม่เพียงแต่ช่วยให้ได้รับเงินทุนในอนาคตเท่านั้น แต่ยังช่วยให้ผู้บริจาคได้รู้ว่าคุณซาบซึ้งกับการสนับสนุนของพวกเขาอีกด้วย จดหมายยังทำหน้าที่เป็นบันทึกของขวัญและสามารถใช้เพื่อวัตถุประสงค์ทางภาษีได้
จดหมายขอบคุณบริจาคที่พิมพ์ได้
หลายองค์กรได้รับเงินบริจาคจากความพยายามต่างๆ ตลอดทั้งปี จดหมายขอบคุณสำหรับการบริจาคที่พิมพ์ได้ที่แนบมาสามารถบันทึกลงบนเดสก์ท็อปของคุณหรือพิมพ์ออกมาแล้วนำไปใช้ได้ตามต้องการสิ่งเหล่านี้สามารถใช้เป็นแนวทางที่เป็นประโยชน์ในการเตรียมจดหมายขอบคุณขององค์กรของคุณเอง และจะเป็นประโยชน์เมื่อขอบคุณผู้ที่สนับสนุนพันธกิจของคุณ หากคุณต้องการความช่วยเหลือในการดาวน์โหลดจดหมาย โปรดดูเคล็ดลับที่เป็นประโยชน์เหล่านี้
จดหมายขอบคุณผู้บริจาคบริจาค
จดหมายขอบคุณสำหรับการบริจาคประเภทพื้นฐานที่สุดและอาจถูกใช้มากที่สุดประเภทหนึ่งคือจดหมายขอบคุณสำหรับการบริจาคทางการเงิน ขอขอบคุณที่แนบมาด้วยสำหรับจดหมายบริจาคทางการเงินของคุณสามารถส่งได้ทันทีที่คุณได้รับเงินบริจาคเพื่อการกุศล โดยพื้นฐานแล้วเป็นการขอบคุณผู้บริจาคสำหรับการสนับสนุนและเปิดประตูทิ้งไว้สำหรับโอกาสในอนาคตในการเชื่อมต่อ นอกจากนี้ยังสามารถใช้เพื่อวัตถุประสงค์ทางภาษีและทำหน้าที่เป็นบันทึกสำหรับการบริจาคของคุณ
จดหมายขอบคุณผู้สนับสนุน
การบริจาคทั่วไปอีกประเภทหนึ่งคือการให้การสนับสนุน ธุรกิจและบุคคลจำนวนมากตัดสินใจที่จะสนับสนุนกิจกรรมพิเศษและบริจาคเงินเพื่อทำเช่นนั้นขอขอบคุณที่แนบมาด้วยสำหรับจดหมายสนับสนุนของคุณสามารถส่งไปยังผู้ที่สนับสนุนกิจกรรมขององค์กรของคุณได้ จดหมายประเภทนี้ระบุรายละเอียดจำนวนเงินบริจาคตลอดจนสิทธิประโยชน์ใดๆ ที่ได้รับเพื่อแลกกับการสนับสนุน เช่น ตั๋วเข้าร่วมงานที่ได้รับการสนับสนุนหรือการยอมรับ
จดหมายขอบคุณการเข้าร่วม
หลังจากจัดกิจกรรมพิเศษ องค์กรต่างๆ จะส่งจดหมายขอบคุณไปยังผู้ที่เข้าร่วมงาน ขอขอบคุณที่แนบมาด้วยสำหรับการเข้าร่วมจดหมายกิจกรรมพิเศษสามารถส่งถึงใครก็ตามที่ได้เข้าร่วมการกุศลและได้บริจาคเงินเพื่อทำเช่นนั้น จดหมายประเภทนี้ควรระบุวันที่จัดงานและส่วนของการบริจาคที่สามารถลดหย่อนภาษีได้ นอกจากนี้ยังสามารถกล่าวถึงเหตุการณ์ในอนาคตและสามารถใช้เพื่อวัตถุประสงค์ด้านภาษี
จดหมายขอบคุณการสนับสนุนทางธุรกิจ
อย่าลืมขอบคุณธุรกิจต่างๆ ที่บริจาคให้กับกิจกรรมของคุณ จดหมายขอบคุณองค์กรที่แนบมาสามารถส่งไปยังธุรกิจที่ส่งผลงานให้กับองค์กรของคุณได้ นี่เป็นวิธีที่ดีเยี่ยมสำหรับองค์กรของคุณในการแสดงความขอบคุณและจัดทำบันทึกการบริจาคให้กับธุรกิจ
จดหมายขอบคุณขั้นพื้นฐานกายวิภาคศาสตร์
เมื่อคุณดูเทมเพลตจดหมายบริจาคต่างๆ โปรดทราบว่าจดหมายทั้งหมดควรมีข้อมูลพื้นฐานที่เหมือนกัน ประเด็นที่ควรคำนึงถึงได้แก่:
- สร้างความสัมพันธ์ส่วนตัวกับงานของคุณ
- แสดงให้ผู้บริจาคเห็นว่าเงินของพวกเขาถูกใช้ไปอย่างไร
- สร้างวิสัยทัศน์สำหรับภารกิจของคุณ
- มาดูหน่อยว่าคุณกำลังจะไปที่ไหน
หากคุณวางแผนที่จะรวมจดหมายขอบคุณเข้ากับใบเสร็จ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รวมข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นในใบเสร็จรับเงินบริจาคเพื่อการกุศล
เคล็ดลับในการเขียนจดหมายขอบคุณบริจาคอย่างสร้างสรรค์
จดหมายขอบคุณสำหรับการบริจาคอาจเป็นแบบทางการและแบบธุรกิจ หรือแบบสนุกสนานและสร้างสรรค์ ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ขององค์กรของคุณและผู้รับจดหมาย ตัวอย่างเช่น หากคุณส่งคำขอบคุณไปยังองค์กรผู้สนับสนุนโครงการระดมทุนเพื่อการวิจัยโรคมะเร็ง คุณคงอยากจะแสดงความเป็นทางการมากขึ้น อย่างไรก็ตาม หากคุณส่งคำขอบคุณไปยังผู้สนับสนุนองค์กรสำหรับโครงการกีฬาเยาวชน คุณสามารถทำให้พวกเขาสนุกสนานยิ่งขึ้นได้ รู้จักแบรนด์และผู้ชมของคุณ แล้วตัดสินใจว่าความคิดสร้างสรรค์ประเภทใดที่เหมาะสม
ใช้ธีมสนุกๆ
การใช้ธีมองค์กรสนุกๆ สามารถช่วยให้จดหมายบริจาคของคุณโดดเด่นได้ เพราะจะทำให้รู้สึกเหนียวแน่น เชื่อมโยงกับงานหรือองค์กรเฉพาะของคุณ และเป็นที่น่าจดจำสำหรับผู้ที่อาจได้รับจดหมายมาตรฐานจำนวนมากเลือกธีมที่ตรงกับองค์กรหรือกิจกรรมของคุณ เช่น ลายพิมพ์อุ้งเท้าสำหรับศูนย์พักพิงสัตว์ ใส่ธีมในการออกแบบ รูปแบบ แบบอักษร ข้อความ ซองจดหมาย และแสตมป์ (ถ้าเป็นไปได้) เพื่อให้ได้ลุคที่เข้ากันและน่าจดจำ
ก้าวไปไกลกว่าเอกสารไวท์เปเปอร์ขั้นพื้นฐาน
ข้ามกระดาษถ่ายเอกสารแบบมาตรฐานและทำให้จดหมายบริจาคของคุณมีรูปลักษณ์ที่ไม่ซ้ำใครพร้อมตัวเลือกการออกแบบกระดาษแสนสนุก
- ใช้กระดาษที่มีสีเดียวกับที่พบในโลโก้ของคุณ เพื่อให้แยกแยะได้ง่ายว่าเป็นจากคุณ
- เพิ่มโลโก้ลายน้ำที่พื้นหลังของตัวอักษรเพื่อให้ดึงดูดสายตาอย่างเป็นทางการ
- สร้างเส้นขอบเก๋ๆ รอบตัวอักษรเหมือนอิโมจิมือเล็กๆ เช่น ยกนิ้วโป้ง ตบมือ และนิ้วชี้ เพื่อแสดงความรู้สึกขอบคุณแบบเงียบๆ
- เลือกซองจดหมายสีตัดกับกระดาษจดหมายของคุณ
สร้างสรรค์ด้วยการส่งมอบ
จดหมายของคุณไม่จำเป็นต้องดูโดดเด่นหากข้อความจัดส่งของคุณเป็น ทำให้การรับจดหมายเป็นที่น่าจดจำโดยเลือกวิธีการจัดส่งที่ไม่ธรรมดา
- ใช้เทคนิคการพับกระดาษ เช่น origami เพื่อพับตัวอักษรให้เป็นรูปทรงสร้างสรรค์ก่อนแจกด้วยตนเอง
- ให้ส่งจดหมายแต่ละฉบับเป็นโทรเลขร้องเพลง
- ใส่ตัวอักษรลงในกล่องของขวัญบางๆ หรือภาชนะสนุกๆ ก่อนจัดส่ง
- รวมแม่เหล็กของบริษัท คูปองฟรี หรือของสมนาคุณเล็กๆ น้อยๆ ง่ายๆ อื่นๆ ที่จะหายไปเมื่อเปิดจดหมาย เพื่อให้พวกเขาสามารถจดจำคุณได้ตลอดทั้งปี
- ผูกจดหมายด้วยริบบิ้นเพื่อให้ดูเหมือนเป็นของขวัญที่น่าเชิญชวน
ปรับแต่งตัวอักษรแต่ละตัว
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าจดหมายของคุณให้ความรู้สึกส่วนตัวมากกว่าแบบฟอร์มจดหมายขอบคุณโดยการเพิ่มองค์ประกอบที่กำหนดเองสำหรับผู้รับแต่ละคน
- ลงนามตัวอักษรแต่ละตัวด้วยมือด้วยปากกาสีต่างๆ
- เพิ่มรูปถ่ายของผู้รับที่กำลังโต้ตอบกับบริษัทหรือกิจกรรมของคุณ
- ทำงานร่วมกับพนักงานคนอื่นๆ เพื่อเขียนจดหมายแต่ละฉบับด้วยลายมือทั้งหมด
สร้างความสัมพันธ์เชิงบวกของผู้บริจาค
ด้วยจดหมายขอบคุณที่ถูกต้อง คุณสามารถสร้างความสัมพันธ์กับผู้บริจาคที่คงอยู่ได้นานหลายปี ผู้รับจดหมายจะสามารถบอกได้ว่าคำขอบคุณของคุณจริงใจแค่ไหนเมื่อดูจากรูปลักษณ์และถ้อยคำ ดังนั้นจงใช้เวลาและความพยายามอย่างมากในการทำให้พวกเขาคิดอย่างรอบคอบ