การวางแผนกิจกรรมสำหรับองค์กรของคุณเป็นเรื่องที่เครียดและใช้เวลานานมาก การจัดระบบที่ดีสามารถช่วยบรรเทาความเครียดและประหยัดเวลาได้ สิ่งสำคัญประการหนึ่งที่ต้องพิจารณาเมื่อวางแผนคือการเชิญชวน คำเชิญจะแจ้งให้ผู้คนทราบถึงกิจกรรมที่กำลังจะมาถึงและขอให้พวกเขาเข้าร่วม บ่อยครั้งที่พวกเขาจะได้ยินเกี่ยวกับกิจกรรมนี้เป็นครั้งแรก ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องครอบคลุมรายละเอียดทั้งหมดในคำเชิญ
องค์ประกอบการเชิญขั้นพื้นฐาน
องค์ประกอบพื้นฐานที่จะรวมไว้ในคำเชิญคือ:
- องค์กรที่จัดงาน
- วันที่
- เวลา
- สถานที่
- ข้อมูลการติดต่อตอบรับคำเชิญ
- ราคาเข้าร่วมงาน
การส่งคำเชิญให้ตรงเวลาเป็นสิ่งสำคัญเช่นกัน ซึ่งหมายความว่าอย่างน้อยหกถึงแปดสัปดาห์ก่อนงาน ซึ่งจะทำให้แขกมีเวลาตอบกลับและวางแผนตามนั้น
การเขียนคำเชิญสำหรับผู้ระดมทุน
การเลือกถ้อยคำที่เหมาะสมสามารถกำหนดแนวทางในการระดมทุน และแจ้งให้แขกทราบถึงพิธีการของงานและสิ่งที่พวกเขาควรคาดหวัง
แนวทางการเชิญ
หลักเกณฑ์บางประการที่ควรพิจารณาเมื่อเขียนคำเชิญ ได้แก่:
- อย่าลืมระบุให้ชัดเจนว่าใครจะได้ประโยชน์จากงานนี้
- ระบุข้อมูลเฉพาะของงาน เช่น จะเสิร์ฟอาหารเย็นหรือถ้ามีบาร์เงินสด
- อย่าลืมพูดถึงพิธีการของงานด้วย หากเป็นงานที่เป็นทางการให้ระบุว่าเป็นการผูกเน็คไทสีดำเพื่อให้แขกทราบถึงการแต่งกาย
- ให้ข้อมูลติดต่อเสมอ เผื่อแขกมีคำถาม
- หากงานอยู่ในสถานที่ที่ไม่คุ้นเคย ให้พิจารณารวมเส้นทางไว้ในคำเชิญด้วย
ข้อควรพิจารณาอื่นๆ
สิ่งอื่นๆ ที่ควรพิจารณาเมื่อเขียนคำเชิญ ได้แก่:
- ธีม:เลือกธีมและรวมไว้ในคำเชิญ เช่น หากงานนี้เป็นงานตีกอล์ฟ ให้ใช้ธีมกอล์ฟเป็นคำเชิญ
- RSVP: รวมการ์ดตอบรับเพื่อให้แขกส่งกลับเสมอ บัตรควรมีที่สำหรับเขียนชื่อผู้เข้าพักพร้อมกับรูปแบบการชำระเงินใดๆ หากจำเป็น
- มีเอกลักษณ์: หากมีบางสิ่งที่ไม่ซ้ำใครในงานของคุณ ให้ระบุไว้ในคำเชิญเพื่อดึงดูดแขก ตัวอย่างเช่น สามารถกล่าวถึงการประมูลแบบเงียบๆ หรือการประมูลสด หรือมีความบันเทิงพิเศษ
ตัวอย่างข้อความเชิญ
มีวิธีมากมายในการเชิญผู้ระดมทุน คุณสามารถใช้ตัวอย่างต่อไปนี้เป็นแนวทางในการเขียนคำเชิญของคุณเอง:
ตัวอย่าง 1
งานเลี้ยงอาหารกลางวันหมวกประจำปี
เชิญร่วมรับประทานอาหารกลางวันช่วงบ่ายกับเรา
ณสถานที่
ตามวันและเวลา
อาหารกลางวันจะเสิร์ฟเวลา 13.00 น. พร้อมไวน์ฟรี
รางวัลจะได้รับรางวัลสำหรับหมวกที่ดีที่สุด
บริการจอดรถ
การบริจาค $50 จะเป็นประโยชน์ต่อองค์กร
ตัวอย่าง 2
คุณได้รับเชิญให้เข้าร่วมกิจกรรมชื่อ
วันที่
สถานที่
18:00 น. ค็อกเทลและอาหารเรียกน้ำย่อย
บาร์เงินสด
19:30 น. มื้อเย็น
การประมูลแบบเงียบและสด
ผูกเน็คไทสีดำชื่นชม
ผลประโยชน์ ABC
ดึงดูดแขกให้เข้าร่วมกิจกรรมของคุณ
โปรดจำไว้ว่าคำเชิญมักจะเป็นสิ่งแรกที่แขกจะเห็นเพื่อแจ้งเตือนเกี่ยวกับกิจกรรมของคุณ อย่าลืมใช้เวลาในการเลือกคำเชิญอย่างรอบคอบและกล่าวอย่างชัดเจนเพื่อให้แขกทราบถึงสิ่งที่คาดหวังโดยเฉพาะ เมื่อสร้างคำเชิญสำหรับงานระดมทุน โปรดคำนึงถึงโทนเสียงที่คุณต้องการสำหรับกิจกรรมของคุณเสมอ และสะท้อนสิ่งนั้นในถ้อยคำของคุณ ใช้ความคิดสร้างสรรค์ตามที่คุณต้องการเพื่อดึงดูดแขกให้เข้าร่วมกิจกรรมระดมทุนของคุณและสนับสนุนกิจกรรมของคุณ