จดหมายอ้างอิงการจ้างงานเป็นคำรับรองส่วนตัวจากอดีตหัวหน้างานหรือบุคคลอื่นที่มีความรู้โดยตรงเกี่ยวกับผลการปฏิบัติงานของคุณ เมื่อคุณกำลังมองหางานใหม่ จดหมายประเภทนี้สามารถช่วยให้คุณโดดเด่นกว่าผู้สมัครคนอื่นๆ
ใครจะถาม
หากผู้มีโอกาสเป็นนายจ้างร้องขอหรือเต็มใจที่จะดูจดหมายอ้างอิง จะเป็นประโยชน์สูงสุดแก่คุณที่เอกสารดังกล่าวจะมีข้อมูลเฉพาะเจาะจงเกี่ยวกับวิธีที่คุณสามารถคาดหวังให้ปฏิบัติงานได้ เอกสารอ้างอิงในอุดมคติเขียนโดยคนที่คุณทำงานใกล้ชิดด้วยซึ่งมีความประทับใจเชิงบวกต่อคุณเป็นความคิดที่ดีที่จะขอให้อดีตเจ้านายหรือเพื่อนร่วมงานที่คุณมีความสัมพันธ์ที่ดีด้วยเขียนจดหมายถึงคุณ
ครูและอาจารย์ในวิทยาลัยสามารถเป็นแหล่งข้อมูลที่ดีสำหรับจดหมายอ้างอิงได้ แม้ว่าผู้สอนคนก่อนๆ ของคุณไม่ได้ทำงานร่วมกับคุณในสถานที่ทำงานจริง แต่ก็มีโอกาสที่ดีที่พวกเขาจะเข้าใจจรรยาบรรณในการทำงาน ความทะเยอทะยาน และลักษณะบุคลิกภาพของคุณที่คุณมีแนวโน้มที่จะแสดงออกมาในที่ทำงานของคุณ
เมื่อใดที่จะขอ
เมื่อมีการแจ้งเรื่อง
เป็นความคิดที่ดีที่จะขอจดหมายอ้างอิงทั่วไปเมื่อคุณออกจากงาน โดยสมมติว่าคุณจะลาออกด้วยเงื่อนไขที่ดีและตัวแทนของบริษัทยินดีที่จะเขียนจดหมายเชิงบวกเกี่ยวกับผลงานของคุณ หากคุณได้รับจดหมายเมื่อคุณเลิกจ้าง บุคคลที่คุณขอให้เขียนเอกสารจะมีความทรงจำที่ชัดเจนเกี่ยวกับผลการปฏิบัติงานของคุณ การได้รับจดหมายอ้างอิงตั้งแต่หนึ่งฉบับขึ้นไปเมื่อคุณแยกออกจากการจ้างงานหมายความว่าคุณจะมีเอกสารพร้อมเมื่อคุณเริ่มสมัครงาน
หลังเลิกงาน
หากคุณไม่ได้รับจดหมายอ้างอิงการจ้างงานเมื่อคุณออกจากงาน คุณสามารถโทรกลับเพื่อขอเอกสารดังกล่าวได้ตลอดเวลา อย่างไรก็ตาม มีโอกาสเสมอที่คนที่มีความรู้โดยตรงเกี่ยวกับความสามารถของคุณจะไม่ทำงานให้กับบริษัทหลังจากเวลาผ่านไป นอกจากนี้ เมื่อคุณห่างหายจากงานมาระยะหนึ่งแล้ว แม้แต่คนที่ทำงานใกล้ชิดกับคุณก็อาจจำรายละเอียดการทำงานของคุณไม่ได้ โดยทั่วไปวิธีที่ดีที่สุดคือขอจดหมายเมื่อคุณออกจากตำแหน่งเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาที่อาจเกิดขึ้นเหล่านี้
เมื่อเสร็จสิ้นการฝึกอบรม
หากคุณวางแผนที่จะขอจดหมายอ้างอิงจากผู้สอน วิธีที่ดีที่สุดคือยื่นคำขอทันทีที่คุณจบชั้นเรียนหรือโปรแกรมการฝึกอบรมที่คุณมีปฏิสัมพันธ์กับเขาหรือเธอ หากคุณรอนานเกินไป คุณอาจไม่สามารถหาผู้สอนที่คุณต้องการขอให้เขียนจดหมายได้ หรืออาจไม่มีความทรงจำที่ชัดเจนเกี่ยวกับการแสดงของคุณในชั้นเรียน
สถานการณ์พิเศษ
ในบางกรณี ขั้นตอนการสมัครงานจำเป็นต้องมีจดหมายอ้างอิงปัจจุบันในแบบฟอร์มเฉพาะ หากคุณสมัครงานตามข้อกำหนดประเภทนี้ คุณจะไม่สามารถใช้จดหมายทั่วไปที่คุณรวบรวมไว้เมื่อออกจากงานก่อนหน้านี้ได้ ในสถานการณ์นี้ คุณจะต้องค้นหาอดีตนายจ้างและเพื่อนร่วมงานเพื่อกรอกเอกสารที่จำเป็นในนามของคุณ
วิธีการขอ
เมื่อขอจดหมายอ้างอิง สิ่งสำคัญคือต้องให้ความเคารพบุคคลที่คุณกำลังเข้าใกล้เป็นอย่างมาก โปรดทราบว่าบุคคลนั้นมีสิทธิ์ที่จะปฏิเสธ ดังนั้นให้แน่ใจว่าคุณกำลังร้องขอมากกว่าที่จะเรียกร้อง
แนวทาง
วิธีที่ดีที่สุดคือติดต่อเป็นการส่วนตัวเมื่อส่งคำขอ โทรไปหาบุคคลนั้นก่อน จากนั้นติดตามผลทางอีเมลเพื่อยืนยันและให้รายละเอียดเกี่ยวกับสถานที่ส่งจดหมาย หรือคุณจะรับจดหมายหรือไม่ รวมถึงเวลาที่คุณต้องการเอกสารอีกทางหนึ่ง หากคุณถามคนที่ยังพบเห็นเป็นประจำในที่ทำงานหรือโรงเรียน ให้ส่งคำขอแบบเห็นหน้ากัน
ถ้อยคำ
ฝึกฝนสิ่งที่คุณจะพูดล่วงหน้าเพื่อให้คุณมีความชัดเจนและรอบคอบในคำขอของคุณ ลองพิจารณาอะไรประมาณนี้: "อย่างที่ทราบกันดีว่า Sue เหตุผลหลักที่ฉันลาออกจากบริษัท XYZ คือการกลับไปโรงเรียนเต็มเวลาเพื่อสำเร็จการศึกษาระดับปริญญา ฉันได้รับประสบการณ์มากมายที่นี่ซึ่งแน่นอนว่าจะพิสูจน์ได้ว่ามีคุณค่าในระยะยาว ฉันหวังว่าคุณจะเต็มใจเขียนจดหมายอ้างอิงในนามของฉันซึ่งฉันสามารถแบ่งปันกับผู้ที่อาจเป็นนายจ้างได้เมื่อฉันพร้อมที่จะกลับไปทำงานในอีกไม่กี่ปีข้างหน้า คุณช่วยเขียนจดหมายสั้น ๆ ที่สรุปว่าฉันเป็นอย่างไร แสดงในสภาพแวดล้อมแบบมืออาชีพ?"
เมื่อคุณได้ส่งคำขอครั้งแรกแล้ว:
- หากคนที่คุณถามปฏิเสธ เพียงขอบคุณเขาหรือเธอที่สละเวลาคุยกับคุณและขอความช่วยเหลือจากคนอื่น
- เมื่อบุคคลตกลง ให้กล่าวขอบคุณและถามว่าคุณสามารถช่วยเหลือได้อย่างไร ในบางกรณี คุณอาจพบว่าบุคคลนั้นต้องการให้คุณเสนอความคิดเห็นว่าจะพูดอะไร ซึ่งคุณควรให้หากมีการร้องขอ
- ระบุรายละเอียดเฉพาะของผู้เขียนจดหมายเป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับวิธีการจัดการกับจดหมาย เช่น ควรเขียนถึงบุคคลใดบุคคลหนึ่งโดยเฉพาะ หรือหากคุณกำลังมองหาเอกสารทั่วไป "เกี่ยวกับบุคคลที่อาจเกี่ยวข้อง"
เตรียมพร้อมสำหรับอนาคต
การรักษาจดหมายอ้างอิงเป็นวิธีที่ดีในการเริ่มต้นเตรียมตัวตั้งแต่วันนี้สำหรับการหางานในอนาคต เมื่อคุณมีจดหมายอ้างอิงแล้ว ให้เก็บไว้กับเรซูเม่และเอกสารสำคัญอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการจ้างงาน เพื่อที่คุณจะสามารถจัดทำสำเนาได้ตลอดเวลาที่คุณมีโอกาสสมัครหรือสัมภาษณ์ตำแหน่งใหม่