การรักษาการสื่อสารของอาสาสมัครที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญต่อความสำเร็จขององค์กรที่ไม่แสวงหากำไรทุกแห่ง เพื่อให้อาสาสมัครมีพลังและมีส่วนร่วมในงานของตน สิ่งสำคัญคือต้องแจ้งให้พวกเขาทราบว่าองค์กรต้องการอะไร แสดงความขอบคุณสำหรับความพยายามของพวกเขา และตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาเข้าใจว่าการมีส่วนร่วมของพวกเขามีความสำคัญเพียงใด การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเป็นองค์ประกอบสำคัญสำหรับการสร้างความสัมพันธ์ที่ยั่งยืนกับอาสาสมัคร
เพิ่มส่วนอาสาสมัครในเว็บไซต์ของคุณ
การเพิ่มหัวข้อเฉพาะสำหรับอาสาสมัครลงในเว็บไซต์ของคุณเป็นวิธีที่ดีในการสื่อสารกับอาสาสมัครปัจจุบันและดึงดูดอาสาสมัครใหม่ๆการจัดตั้งและดูแลรักษาศูนย์สื่อสารอาสาสมัครบนเว็บไซต์ของกลุ่มของคุณ จะทำให้อาสาสมัครสามารถติดตามสิ่งที่เกิดขึ้นกับองค์กรได้อย่างง่ายดาย อย่าลืมใส่รูปภาพหรือวิดีโอที่แสดงการทำงานของอาสาสมัคร (โดยได้รับอนุญาต) คุณยังสามารถเผยแพร่สิ่งต่างๆ เช่น โอกาสในการเป็นอาสาสมัคร การประชุมคณะกรรมการที่กำลังจะมีขึ้น และข้อมูลอื่นๆ ที่เป็นที่สนใจของอาสาสมัคร คุณอาจจัดหาช่องทางให้อาสาสมัครอัปโหลดเอกสาร ติดตามเวลาให้บริการ หรือดูเอกสารการฝึกอบรมได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของเว็บไซต์ของคุณ
ทำความรู้จักกับอาสาสมัครผ่านแบบสำรวจ
แบบสำรวจเป็นเครื่องมือสื่อสารที่เป็นประโยชน์ในการทำความรู้จักกับอาสาสมัครและค้นพบว่าพวกเขาต้องการมีส่วนร่วมกับองค์กรของคุณอย่างไร ลองจัดทำแบบสำรวจผ่านส่วนอาสาสมัครในเว็บไซต์ของคุณ หรือรวมไว้ในเทมเพลตอีเมลที่ส่งถึงอาสาสมัครใหม่ ควรมีคำถามเพียงไม่กี่ข้อที่จะช่วยให้คุณเข้าใจได้ว่ากิจกรรมอาสาสมัครประเภทใดที่พวกเขาอยากเข้าร่วมและทักษะใดบ้างให้ใครสักคนตรวจสอบผลลัพธ์ จากนั้นขอข้อมูลเกี่ยวกับคณะกรรมการหรือโครงการที่ตรงกับความสนใจเป็นรายบุคคล ใส่ข้อมูลนี้ลงในฐานข้อมูลอาสาสมัครที่สามารถนำมาใช้ในอนาคตเพื่อแจ้งเตือนผู้คนเมื่อมีโครงการใหม่พร้อมให้ใช้งาน
เชื่อมต่อกับอาสาสมัครผ่านโซเชียลมีเดีย
ใช้ประโยชน์จากการแสดงตนบนโซเชียลมีเดียขององค์กรของคุณในฐานะเครื่องมือสื่อสารสำหรับการโต้ตอบกับอาสาสมัครและกลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ ส่งเสริมให้อาสาสมัครติดตามหน้าโซเชียลมีเดียขององค์กรและตอบแทน เช่น โดยการติดตามพวกเขากลับบน Twitter หรือ Instagram โพสต์รูปภาพและคำบรรยายที่เน้นการมีส่วนร่วมของอาสาสมัครในกลุ่มของคุณ พร้อมด้วยลิงก์ไปยังการรายงานข่าวของสื่อของกลุ่ม ส่งเสริมให้อาสาสมัครโต้ตอบด้วยการแสดงความคิดเห็นและ/หรือแชร์โพสต์ขององค์กรส่งเสริมการมีส่วนร่วมของอาสาสมัครด้วยความพยายามในการสื่อสารโดยรวมขององค์กรโดยการจัดตั้งคณะกรรมการโซเชียลมีเดียเพื่อประสานงานหรือช่วยเหลือในการโพสต์บนโซเชียล
เผยแพร่จดหมายข่าวอาสาสมัคร
องค์กรไม่แสวงหาผลกำไรหลายแห่งส่งจดหมายข่าวไปยังอาสาสมัคร เช่นเดียวกับผู้บริจาค หน่วยงานให้ทุน แหล่งอ้างอิงผู้บริโภค และกลุ่มอื่นๆ เป็นประจำทุกเดือนหรือรายไตรมาส การแจกจ่ายจดหมายข่าวเป็นวิธีที่ดีในการแจ้งให้ผู้มีส่วนได้เสียทราบเกี่ยวกับความสำเร็จล่าสุดของกลุ่มการกุศล โครงการปัจจุบัน และเป้าหมายในอนาคต นอกจากนี้ยังเป็นสื่อที่ดีเยี่ยมในการยกย่องคุณูปการของอาสาสมัครที่มีความโดดเด่นอีกด้วย คุณอาจต้องพิมพ์และส่งจดหมายข่าวทั้งนี้ขึ้นอยู่กับว่าอาสาสมัครและผู้มีส่วนได้เสียอื่นๆ ของคุณคือใคร หรืออาจได้รับบริการที่ดีกว่าจากจดหมายข่าวอิเล็กทรอนิกส์ ลองเชิญผู้มีส่วนได้เสียให้สมัครรับตัวเลือกการจัดส่งที่ต้องการ
รักษาการติดต่อส่วนตัวแบบตัวต่อตัว
เมื่อพูดถึงการสร้างความสัมพันธ์กับอาสาสมัคร ไม่มีอะไรทดแทนการติดต่อเป็นการส่วนตัวกับบุคคลที่สละเวลาและความสามารถอย่างไม่เห็นแก่ตัวให้กับองค์กรของคุณขอแนะนำให้จัดกำหนดการประชุมแบบเห็นหน้ากันเป็นระยะๆ กับอาสาสมัครที่ดำรงตำแหน่งประธานหรือผู้ที่มีบทบาทสำคัญในอื่นๆ ที่ช่วยให้กลุ่มการกุศลของคุณบรรลุภารกิจได้ การโทรหาอาสาสมัครเพื่อเช็คอินเป็นระยะอาจเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการรักษาการติดต่อเป็นรายบุคคล โดยไม่ต้องขอให้พวกเขาจัดเวลาสำหรับการสนทนาแบบต่อหน้าหรือการประชุมทางวิดีโออย่างเป็นทางการ ผู้อำนวยการบริหารยังสามารถตั้งเวลาสนทนาเมื่ออาสาสมัครได้รับการสนับสนุนให้แวะมาหรือโทรติดต่อเป็นการส่วนตัว
เชื่อมต่อผ่านการประชุมคณะกรรมการ
การประชุมคณะกรรมการอาสาสมัครถือเป็นสิ่งสำคัญต่อความสำเร็จของโครงการทุกประเภท เมื่อโครงการใหม่เริ่มต้นขึ้น ขอแนะนำให้จัดการประชุมกับผู้ที่สนใจเป็นอาสาสมัคร เพื่อให้พวกเขามีโอกาสเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับประเภทของบทบาทที่เปิดรับ และแต่ละประเภทอาจต้องใช้เวลาเท่าไร เมื่อมีการจัดตั้งคณะกรรมการ ไม่ว่าจะเป็นสำหรับโครงการพิเศษหรือสำหรับคณะทำงานที่กำลังดำเนินอยู่ การประชุมเป็นประจำยังคงมีความสำคัญต่อการจัดการกระบวนการและรักษาการสื่อสารของอาสาสมัครที่มีประสิทธิภาพทางที่ดีควรกำหนดตารางการประชุม เช่น วันอังคารที่สามของทุกเดือน เพื่อให้อาสาสมัครสามารถวางแผนล่วงหน้าได้
ขอให้อาสาสมัครแบ่งปันความคิดเห็น
การสื่อสารต้องไหลลื่นทั้งสองทาง การสนับสนุนให้อาสาสมัครแบ่งปันความคิดและแนวคิดกับองค์กรและผู้นำเป็นสิ่งสำคัญพอๆ กับเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลจะถูกส่งไปยังอาสาสมัคร มีหลายวิธีในการทำให้อาสาสมัครสามารถแสดงความคิดเห็นหรือแบ่งปันข้อเสนอแนะได้อย่างง่ายดาย หากมีอาสาสมัครเข้ามาในสำนักงานเป็นประจำ ให้จัดทำกล่องรับข้อเสนอแนะ หรือตั้งค่าที่อยู่อีเมล comment@ ที่อาสาสมัครสามารถใช้ได้ทุกเมื่อที่ต้องการ เป็นความคิดที่ดีที่จะจัดสรรเวลาให้ผู้อื่นแบ่งปันคำติชมและข้อเสนอแนะเกี่ยวกับวาระการประชุมให้เป็นนิสัย คุณอาจต้องการจัดการสนทนากลุ่มเป็นระยะเพื่อสำรวจและอภิปรายคำติชม สิ่งสำคัญคืออาสาสมัครสามารถแสดงความคิดเห็นได้อย่างง่ายดาย
โฮสต์การรวมกลุ่มทางสังคมสำหรับอาสาสมัคร
เปิดโอกาสให้อาสาสมัครได้เชื่อมต่อถึงกันผ่านการรวมตัวทางสังคมที่ไม่เกี่ยวข้องกับการร้องขอบริจาคเวลาหรือเงิน พิจารณาจัดมิกเซอร์เฉพาะอาสาสมัครเป็นระยะๆ ที่สำนักงานของคุณหรือที่บ้านของสมาชิกคณะกรรมการหรือประธานคณะกรรมการ เชิญทุกคนที่เป็นอาสาสมัครภายในระยะเวลาที่กำหนด คุณสามารถจัดหาเครื่องดื่มหรือของว่างก็ได้ ขึ้นอยู่กับงบประมาณขององค์กรของคุณ หรืออาจจะดีกว่าถ้าวางแผนไว้ว่างๆ กุญแจสำคัญคือการจัดเตรียมช่องทางให้ผู้ที่มีความสนใจในองค์กรของคุณทำความรู้จักกันและเริ่มสร้างสายสัมพันธ์ ท้ายที่สุดแล้ว อาสาสมัครของคุณมีแนวโน้มที่จะมีส่วนร่วมกับองค์กรมากขึ้นหากเพื่อนของพวกเขามีส่วนร่วมด้วย
ตระหนักถึงความพยายามของอาสาสมัคร
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอาสาสมัครได้รับการยอมรับถึงบทบาทสำคัญที่พวกเขาวางแผนในการช่วยให้องค์กรของคุณบรรลุพันธกิจหรือช่วยเหลือในประเด็นสำคัญ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการกล่าวถึงองค์กรในที่สาธารณะรับรู้ถึงอาสาสมัคร แทนที่จะเน้นไปที่ผู้อำนวยการบริหารหรือพนักงานคนอื่นๆ มากเกินไปตัวอย่างเช่น เมื่อต้องการประชาสัมพันธ์องค์กร ให้แนะนำให้สมาชิกของสื่อหรือบล็อกเกอร์สัมภาษณ์ประธานคณะกรรมการหรือสมาชิกคณะกรรมการ นอกเหนือจากพนักงาน เมื่อเผยแพร่ภาพถ่ายกิจกรรมขององค์กร ให้เลือกภาพที่มีอาสาสมัคร เมื่อโปรโมตงานระดมทุนสำหรับกิจกรรมพิเศษ ให้พิจารณาระบุรายชื่อสมาชิกคณะกรรมการในประกาศ
แสดงความขอบคุณอย่างเป็นทางการต่ออาสาสมัคร
การรับรู้เป็นสิ่งสำคัญ แต่การขอบคุณก็สำคัญเช่นกัน อย่าลืมกล่าวขอบคุณอาสาสมัคร ทั้งแบบเห็นหน้ากันและผ่านทางบันทึกขอบคุณอย่างเป็นทางการ พิจารณาจัดกิจกรรมแสดงความขอบคุณของอาสาสมัครอย่างน้อยปีละครั้ง เช่น งานเลี้ยงอาหารกลางวันสำหรับอาสาสมัครเท่านั้น หรืองานรวมตัวอื่นๆ ที่มีการกล่าวสุนทรพจน์ขอบคุณอาสาสมัครและรางวัลการบริการ มอบโล่ประกาศเกียรติคุณหรือรางวัลอื่น ๆ ให้กับอาสาสมัครที่มีคุณูปการสำคัญเป็นพิเศษต่อกลุ่มหรือผู้ที่ให้การสนับสนุนมายาวนานพิจารณารางวัลการบริการหลายปีสำหรับเหตุการณ์สำคัญที่สำคัญ รวมถึงใบรับรองกระดาษแสดงความขอบคุณสำหรับอาสาสมัครทุกคน
ใช้เครื่องมือสื่อสารอาสาสมัครที่หลากหลาย
องค์กรใดๆ ที่อาศัยการบริการของอาสาสมัครจะต้องดำเนินการเพื่อดึงดูดและรักษาผู้ที่แบ่งปันเวลาและความสามารถของตน และรับสมัครคนใหม่มาช่วยเหลือ ไม่มีอะไรทดแทนการรักษาการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพกับอาสาสมัครได้ การใช้เครื่องมือสื่อสารที่หลากหลายจะช่วยให้คุณสร้างและมีส่วนร่วมกับทีมอาสาสมัครที่แข็งแกร่งซึ่งมีความมุ่งมั่นต่อองค์กรของคุณ ด้วยการสื่อสารอาสาสมัครที่มีประสิทธิภาพ คุณจะสามารถปลูกฝังความสัมพันธ์อันแน่นแฟ้นกับบุคคลที่มีแนวโน้มว่าจะยังคงมีส่วนร่วมกับองค์กรการกุศลของคุณต่อไปอีกหลายปี