แม้ว่าการประชุมทางธุรกิจโดยทั่วไปจะมีวิทยากรที่หลากหลายเพื่อหารือในหัวข้อที่ผู้เข้าร่วมสนใจ กิจกรรมที่ดีที่สุดจะมีกิจกรรมประเภทต่างๆ มากมาย ตรวจสอบให้แน่ใจว่ากิจกรรมถัดไปที่คุณกำลังวางแผนจะประสบความสำเร็จโดยรวมตัวเลือกที่จะดึงดูดผู้ชมทุกกลุ่ม
วิทยากรคนสำคัญ
วิทยากรสามารถดึงดูดผู้เข้าร่วมประชุมได้มาก โดยปกติแล้วจะเป็นการนำเสนอเซสชันทั่วไป ซึ่งหมายความว่าไม่มีวิทยากรรายอื่นจัดเซสชันในเวลาเดียวกันหัวข้อต่างๆ มักเกินกว่ามาตรฐานการพัฒนาทางวิชาชีพ โดยนำเสนอแรงบันดาลใจหรือข้อมูลเชิงลึกที่ไม่เหมือนใคร แม้ว่าผู้นำเสนอประเด็นสำคัญจะสามารถกำหนดเวลาได้ตลอดเวลา แต่มักจะถูกจองไว้สำหรับเซสชันแรกและเซสชันสุดท้ายของการประชุม
ขึ้นอยู่กับขนาดและงบประมาณของงาน บางกลุ่มจองคนดังหรือบุคคลสำคัญอื่นๆ มาเป็นวิทยากรคนสำคัญ ตัวอย่างเช่น Dan Rather เป็นวิทยากรคนสำคัญของ HR Florida ในปี 2559 และ Malala Yousafzai จะพูดที่ Society for Human Resource Management (SHRM) 2018 Conference & Expo องค์กรขนาดเล็กมักจะจองที่พักให้กับคนดังในท้องถิ่นหรือวิทยากรสร้างแรงบันดาลใจสำหรับเซสชันเหล่านี้ คุณสามารถค้นหาวิทยากรคนสำคัญได้ผ่านองค์กรต่างๆ เช่น National Speakers Association หรือ Big Speak
เซสชันฝ่าวงล้อม
เซสชันกลุ่มย่อยเป็นโปรแกรมการศึกษาที่จัดขึ้นตลอดทั้งวันในกิจกรรมการประชุมทางธุรกิจ เพิ่มเติมคือกำหนดเวลาเซสชันหนึ่งในเวลาเดียวกันเพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถเลือกหัวข้อได้หลากหลายเพื่อให้สามารถปรับแต่งกำหนดการได้ในระดับหนึ่งพิจารณาจองผู้เชี่ยวชาญที่ประสบความสำเร็จในสาขาของคุณ ที่ปรึกษาและผู้ฝึกสอนในอุตสาหกรรม ตัวแทนหน่วยงานภาครัฐ และผู้เชี่ยวชาญอื่นๆ เพื่อรับช่วงประเด็นสำคัญ ลองโทรหาวิทยากรบนเว็บไซต์ขององค์กรของคุณเพื่อกระตุ้นให้ผู้ที่สนใจร่วมส่งข้อเสนอ
เมื่อจัดกำหนดการวิทยากรกลุ่มย่อย สิ่งสำคัญคือต้องเสนอหัวข้อที่หลากหลาย และกระจายหัวข้อต่างๆ เพื่อให้ผู้คนมีโอกาสเข้าร่วมโปรแกรมที่ดึงดูดความสนใจของพวกเขา ตัวอย่างเช่น หากคุณมีวิทยากรเกี่ยวกับการบัญชีสองคน ให้จัดเวลาให้ต่างกันเพื่อให้ผู้ที่สนใจด้านการบัญชีมากที่สุดมีโอกาสเข้าร่วมทั้งสองคน เสนอหัวข้อต่างๆ มากมายในเวลาเดียวกัน เช่น การตลาดหรือการบริการลูกค้า เพื่อให้ผู้เข้าร่วมที่ไม่สนใจเรื่องการบัญชีมีให้เลือกมากมายเช่นกัน
เซสชันการระดมความคิด
ข้อดีที่ใหญ่ที่สุดประการหนึ่งของการเข้าร่วมการประชุมคือโอกาสในการพบปะและสื่อสารกับมืออาชีพที่มีใจเดียวกัน พิจารณาจัดสรรเวลาไว้ในวาระการประชุมระดมความคิดเฉพาะหัวข้อต่างๆ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถบล็อกเซสชันกลุ่มย่อยบางส่วนไว้เพื่อเป็นการอภิปรายโต๊ะกลมในหัวข้อยอดนิยมที่เกี่ยวข้องกับผู้เข้าร่วม หรือคุณสามารถกำหนดบริเวณที่นั่งภายในล็อบบี้ของสถานที่เพื่อจัดไว้สำหรับการอภิปรายที่มีความสนใจเป็นพิเศษในเวลาที่ต่างกันตลอดทั้งวัน ผู้เข้าร่วมที่สนใจเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับความคิดเห็นของผู้อื่นเกี่ยวกับหัวข้อที่กำหนดจะประทับใจที่ได้มีโอกาสเข้าร่วมกิจกรรมประเภทนี้
ขายปลีก
การประชุมมักมีร้านค้าปลีกแบบพกพา ซึ่งผู้เข้าร่วมสามารถซื้อสินค้าแบรนด์เนมที่สมาคมผู้สนับสนุนนำเสนอ เช่น เสื้อยืด ปากกา แฟ้มผลงาน และอื่นๆ ร้านค้าปลีกเหล่านี้มักจำหน่ายหนังสือที่เขียนโดยนักเขียนที่พูดในงานด้วยหากกลุ่มของคุณไม่สามารถลงทุนในสินค้าคงคลังจำนวนมากได้ เพียงจัดเตรียมสิ่งของจัดแสดงบางส่วนที่ผู้เข้าร่วมสามารถสั่งซื้อได้ที่งานเพื่อให้คุณจัดส่งไปที่บ้านหรือที่ทำงานของพวกเขา พวกเขาคงจะรู้สึกดีใจที่ไม่ต้องหิ้วหรือแพ็คของกลับบ้าน ดังนั้นคุณอาจพบว่าคุณขายได้มากกว่าด้วยวิธีนี้
การลงนามหนังสือ
พูดถึงนักเขียน กำหนดการแจกลายเซ็นหนังสือสำหรับวิทยากรที่ตีพิมพ์หนังสือระหว่างงานก็เป็นความคิดที่ดี โดยทั่วไปแล้วจะเป็นการดีที่สุดที่จะจัดการลงนามหนังสือของผู้เขียนทันทีหลังจากการกล่าวสุนทรพจน์ของบุคคลนั้น เนื่องจากผู้เข้าร่วมที่ตื่นเต้นกับการนำเสนอของบุคคลนั้นอาจไปที่การลงนามโดยตรงเพื่อซื้อหนังสือที่จะลงนาม วิธีนี้สามารถช่วยให้กลุ่มของคุณเพิ่มยอดขายหนังสือได้ และยังทำให้โอกาสในการพูดในงานของคุณน่าสนใจเป็นพิเศษสำหรับผู้เขียนอีกด้วย
งานแสดงสินค้า
การประชุมทางธุรกิจส่วนใหญ่จะมีส่วนงานแสดงสินค้า ซึ่งเกี่ยวข้องกับการจัดสรรพื้นที่ที่ผู้ขายและผู้สนับสนุนสามารถจัดบูธเพื่อแสดงผลิตภัณฑ์และบริการของตนโดยแลกกับค่าธรรมเนียม เงินที่มาจากค่าธรรมเนียมที่เกี่ยวข้องกับการเข้าร่วมงานแสดงสินค้าสามารถช่วยครอบคลุมค่าใช้จ่ายในการจัดงานโดยรวม และยังช่วยให้องค์กรวางแผนมีรายได้เพื่อสนับสนุนการดำเนินงาน
สำหรับการประชุมบางงาน งานแสดงสินค้าจะเปิดตลอดเวลา ในขณะที่ส่วนอื่นๆ ส่วนของบูธผู้แสดงสินค้าจะเปิดให้ผู้เข้าร่วมเข้าชมเฉพาะในช่วงเวลาที่ไม่มีเซสชันเท่านั้น ผู้แสดงสินค้าแต่ละรายจะได้รับมอบหมายพื้นที่บูธเฉพาะเพื่อใช้จัดแสดงเพื่อโปรโมตผลิตภัณฑ์และบริการของตน พวกเขามอบหมายให้สมาชิกในทีมดูแลบูธและมีปฏิสัมพันธ์กับผู้เข้าร่วม ส่วนใหญ่เผยแพร่วรรณกรรมเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์และเสนอของแจกบางประเภท (โดยปกติจะเป็นของขวัญหรือขนมเพื่อส่งเสริมการขายทางธุรกิจ) รวมทั้งรวบรวมข้อมูลติดต่อจากผู้เข้าร่วมเพื่อใช้เพื่อวัตถุประสงค์ทางการตลาดในอนาคต
การประมูลแบบเงียบ
หากการประชุมของคุณเป็นงานระดมทุนหลักสำหรับกลุ่มผู้สนับสนุนหรือสมาคมอื่นๆ ให้พิจารณาจัดการประมูลแบบเงียบๆ ซึ่งเกี่ยวข้องกับการรวบรวมสิ่งของบริจาคที่ผู้เข้าร่วมสามารถประมูลได้ภายในระยะเวลาที่กำหนดในระหว่างการประชุม เมื่อปิดการประมูล ผู้เสนอราคาสูงสุดสำหรับแต่ละรายการจะ "ชนะ" ซึ่งหมายความว่าพวกเขาจะซื้อสินค้านั้น ผู้ที่มีส่วนร่วมย่อมสนุกกับการช้อปปิ้งและแข่งขันกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพวกเขาได้สินค้าราคาถูก และองค์กรก็จะได้รับรายได้เพิ่มเติมจากกิจกรรม
อาหาร: อาหารและของว่าง
อาหารเป็นส่วนสำคัญของงานประชุม! คุณอาจต้องซื้ออาหารและของว่างจากศูนย์การประชุม โรงแรม หรือสถานที่อื่นๆ ที่จะจัดงาน คุณควรวางแผนรับประทานอาหารเช้าแบบเบาๆ ในตอนเช้า หากงานเริ่มในช่วงเช้า รับประทานอาหารกลางวันแบบจานหรือแบบบุฟเฟ่ต์ และของว่างยามบ่าย กิจกรรมบางอย่างยังรวมถึงการรับประทานอาหารเย็นในหนึ่งคืนขึ้นไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีพิธีมอบรางวัลหรือการนำเสนอประเด็นสำคัญในตอนเย็น
เมื่อสั่งเมนู ต้องแน่ใจว่ามีตัวเลือกที่หลากหลายเพื่อรองรับข้อจำกัดด้านอาหารพิเศษ หากคุณเสนอตัวเลือกบุฟเฟ่ต์ ต้องแน่ใจว่ามีตัวเลือกสำหรับผู้ที่ไม่สามารถ (หรือเลือกที่จะไม่) รับประทานอาหารเช่น กลูเตน น้ำตาล ข้าวสาลี ถั่ว หรือเนื้อสัตว์ ขอแนะนำให้มีตัวเลือกสำหรับผู้ที่ติดตามวิถีชีวิตแบบวีแกนด้วย หากคุณเสิร์ฟอาหารแบบจัดจาน ให้ผู้เข้าร่วมเลือกอาหารที่เหมาะกับวิธีการรับประทานอาหารของตน วิธีหนึ่งในการทำเช่นนี้คือการรวมส่วนไว้ในแบบฟอร์มการลงทะเบียนที่ผู้เข้าร่วมสามารถระบุข้อจำกัดด้านอาหารหรือสั่งอาหารพิเศษได้
การต้อนรับคิกออฟ
พิจารณาจัดงานเลี้ยงต้อนรับเริ่มงานในคืนแรกของการประชุมโดยเน้นที่การมีส่วนร่วมของผู้เข้าร่วมกิจกรรมและการส่งเสริมผู้สนับสนุน (ผู้ขายและผู้สนับสนุน) แนวคิดคือการจัดกิจกรรมสนุกๆ ที่ผู้คนตั้งตารอที่จะเข้าร่วม และเปิดโอกาสให้พวกเขาได้พบปะกับผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ อย่างมีโครงสร้าง
การต้อนรับเหล่านี้มักจัดขึ้นที่ชั้นแสดงสินค้า เพื่อให้ผู้เข้าร่วมได้เห็นผู้แสดงสินค้าเป็นครั้งแรกในบรรยากาศที่ผ่อนคลายซึ่งมีอาหารและเครื่องดื่มให้บริการ สิ่งนี้สร้างผลประโยชน์เพิ่มมูลค่าให้กับผู้ขายและผู้สนับสนุนที่ชำระเงินเพื่อจัดบูธของผู้แสดงสินค้า เนื่องจากผู้เข้าร่วมการประชุมมักจะเข้าร่วมงานรับรองเหล่านี้เป็นอย่างดี
คุณอาจพบผู้สนับสนุนเพื่อรับประกันค่าใช้จ่ายของกิจกรรมประเภทนี้เพื่อแลกกับการพิจารณาส่งเสริมการขาย หากคุณกำลังจะเสิร์ฟเครื่องดื่มแอลกอฮอล์ที่แผนกต้อนรับ ให้พิจารณามอบตั๋วเครื่องดื่มให้ผู้เข้าร่วมแต่ละคนตามจำนวนที่กำหนด เพื่อที่พวกเขาจะได้ซื้อเครื่องดื่มสักสองสามแก้วโดยไม่มีค่าใช้จ่าย ซึ่งจะช่วยควบคุมต้นทุนและลดปัญหาความรับผิดอื่นๆ ที่อาจเกิดขึ้นได้เช่นกัน ไม่ควรคิดค่าอาหารหรือเครื่องดื่มประเภทอื่นๆ
การเชื่อมต่อทางสังคม
เป็นความคิดที่ดีที่จะรวมวิธีที่ไม่เป็นทางการเพิ่มเติมเพื่อให้ผู้เข้าร่วมได้เชื่อมต่อกันและเข้าสังคมด้วยวิธีที่ผ่อนคลายตัวอย่างเช่น คุณสามารถรวมทวีตอัพที่ช่วยให้ผู้คนเชื่อมต่อกันอย่างสนุกสนาน ขณะเดียวกันก็ทำให้การแสดงตนบนโซเชียลมีเดียของงานดีขึ้นด้วย เลือกแฮชแท็กอย่างเป็นทางการสำหรับกิจกรรม เพื่อให้ผู้เข้าร่วมสามารถแบ่งปันประสบการณ์ของตนทางออนไลน์
เป็นความคิดที่ดีที่จะอนุญาตให้ผู้เข้าร่วมลงทะเบียนเพื่อเข้าร่วมกิจกรรมกลุ่มที่พวกเขาจะชำระเงินด้วยตนเอง เช่น การรับประทานอาหารในร้านอาหารบางประเภท โดยมีวิทยากรหรือนักเขียนที่มีผลงานเด่นในงาน หรือเที่ยวชมสถานที่ท่องเที่ยวในท้องถิ่น สิ่งนี้เป็นประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับผู้ที่ไม่ได้เข้าร่วมงานร่วมกับคนอื่นๆ ที่พวกเขารู้จัก เนื่องจากเป็นการทำให้พวกเขารู้จักผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ และมีส่วนร่วมในพื้นที่ท้องถิ่นโดยไม่ต้องออกไปข้างนอกด้วยตัวเอง
ความบันเทิง
ความบันเทิงอาจเป็นคุณสมบัติเสริมที่ยอดเยี่ยมสำหรับการประชุมขนาดใหญ่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งการประชุมที่กินเวลาหลายวัน การประชุมหลายวันรวมถึงกิจกรรมนอกเวลาทำการ เช่น คอนเสิร์ต การแสดงตลก หรืองานปาร์ตี้ที่ผู้เข้าร่วมสามารถเข้าร่วมได้ค่าเข้าชมสำหรับผู้เข้าร่วมควรรวมอยู่ในค่าธรรมเนียมการลงทะเบียนกิจกรรมโดยรวม แต่คุณควรอนุญาตให้พวกเขาซื้อตั๋วเพิ่มเติมสำหรับส่วนที่เน้นความบันเทิงเท่านั้น ด้วยวิธีนี้ เป็นไปได้ที่นักเดินทางเพื่อธุรกิจที่พาเพื่อนหรือสมาชิกในครอบครัวมารวมผู้ร่วมเดินทางสำหรับกิจกรรมประเภทนี้
กลุ่มออกกำลังกาย
อาจเป็นเรื่องยากที่จะทำตามกิจวัตรการออกกำลังกายของคุณเสมอเมื่อคุณไปประชุมนอกเมือง จะมีประโยชน์เมื่อผู้จัดงานเผยแพร่ตารางกิจกรรมการฝึกหัดกลุ่มที่จัดไว้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถขอให้สมาชิกคณะกรรมการที่คุ้นเคยกับพื้นที่ในท้องถิ่นเป็นเจ้าภาพเดินหรือวิ่งในแต่ละวัน หรือจัดพื้นที่ในสถานที่เพื่อจัดชั้นเรียนออกกำลังกายแบบกลุ่มให้กับผู้ที่ต้องการเข้าร่วม
รางวัลประตูผู้เข้าร่วม
ผู้คนชื่นชอบการได้รับรางวัล ดังนั้นจึงเป็นเรื่องดีที่จะจัดให้มีช่องทางให้ผู้เข้าร่วมลงทะเบียนและลุ้นรับรางวัลประตูระหว่างกิจกรรมคุณสามารถรวมรางวัลประตูที่องค์กรที่ให้การสนับสนุนให้ไว้ตลอดจนรายการที่ผู้ขายให้การสนับสนุน ตัวอย่างเช่น บางกลุ่มอาจมอบรางวัลใหญ่เป็นเงินสด (ได้รับทุนจากองค์กรหรือผู้สนับสนุน) พร้อมด้วยรางวัลเล็กๆ น้อยๆ ที่บริจาคโดยผู้จัดแสดงสินค้า
หลายกลุ่มจัดการกระบวนการมอบรางวัลประตูด้วยการมอบบัตรบิงโกให้กับผู้เข้าร่วมที่มีชื่อของผู้สนับสนุนแต่ละรายหรือผู้ขายหลายรายแรกที่ลงทะเบียนและชำระเงิน ผู้เข้าร่วมจะต้องเยี่ยมชมบูธที่กำหนดเพื่อรับแสตมป์หรือลายเซ็นเฉพาะ จากนั้นบัตรที่กรอกเสร็จแล้วจะถูกจับฉลาก การ์ดจะถูกดึงตามเวลาที่กำหนดไว้ล่วงหน้า (โดยทั่วไปจะเป็นช่วงสิ้นสุดของวัน) โดยจะมีการมอบรางวัลให้กับผู้เข้าร่วมที่เข้าร่วม
ในบางงาน ผู้ขายที่ได้รับรางวัลประตูจะมอบรางวัลโดยการรวบรวมนามบัตรจากผู้เข้าร่วมหรือสแกนบาร์โค้ดจากป้าย
รางวัลประตูผู้แสดงสินค้า
บางกลุ่มยังเสนอรางวัลประตูให้กับผู้แสดงสินค้าเพื่อเป็นช่องทางในการดึงดูดบุคคลและบริษัทที่ให้การสนับสนุนทางการเงินสำหรับการประชุมเพิ่มเติมทางเลือกหนึ่งคือการวาดชื่อผู้แสดงสินค้าหนึ่งหรือสองคนเพื่อรับพื้นที่บูธฟรีสำหรับงานในปีถัดไป คุณอาจต้องการพิจารณาจับฉลากชื่อตัวแทนผู้จำหน่ายเพื่อมอบรางวัลสนุกๆ ที่พวกเขาจะได้รับ พวกเขาจะซาบซึ้งและอาจช่วยกระตุ้นให้นายจ้างเข้าร่วมในปีหน้า!
การประเมินผล
การได้รับคำติชมจากผู้เข้าร่วมในปีนี้ รวมถึงผู้ขายและผู้สนับสนุนเป็นสิ่งสำคัญ จัดเตรียมช่องทางให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องกรอกแบบฟอร์มการประเมิน คุณสามารถแจกจ่ายรายงานการประเมินได้ที่งานหรือติดตามผลโดยส่งแบบสำรวจภายในสองสามวัน ไม่ว่าคุณจะขอคำติชมอย่างไร สิ่งสำคัญคือคุณต้องทำ! สิ่งสำคัญคือคุณต้องฟัง! เผยแพร่ผลลัพธ์และนำข้อเสนอแนะที่คุณได้รับมาพิจารณาเมื่อคุณเริ่มวางแผนกิจกรรมในปีหน้า
มีการประชุมที่ยอดเยี่ยม
แม้ว่านี่ไม่ใช่รายการรวมทุกอย่างของกิจกรรมทุกประเภทที่เป็นไปได้ที่สามารถรวมไว้ในการประชุมได้ แต่ก็เป็นจุดเริ่มต้นที่ดีทบทวนแนวคิดเหล่านี้และสนับสนุนให้คนอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องในการวางแผนงานครั้งต่อไปของคุณทำเช่นเดียวกัน ใช้สิ่งที่คุณเรียนรู้เพื่อเลือกกิจกรรมบางอย่างและเป็นจุดเริ่มต้นในการคิดถึงแนวคิดอื่นๆ ที่อาจช่วยให้กิจกรรมของคุณน่าสนใจยิ่งขึ้นสำหรับกลุ่มเป้าหมายของคุณ มีการประชุมอยู่เป็นจำนวนมาก ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องดำเนินการเพื่อให้แน่ใจว่าการประชุมของคุณจะมอบโอกาสและทรัพยากรในการพัฒนาทางวิชาชีพที่มีคุณค่า รวมถึงความสนุกสนาน