เรียนรู้วิธีเขียนบันทึกขอบคุณ รวมถึงเคล็ดลับการอ่านในการเขียนจดหมายขอบคุณจากผู้เชี่ยวชาญ บันทึกขอบคุณสามารถยาวหรือสั้นและใช้ได้กับสถานการณ์ต่างๆ ตั้งเป้าหมายในการแสดงความขอบคุณไว้เสมอ แล้วคุณจะพบว่าคุณสามารถเขียนข้อความขอบคุณได้ง่ายๆ ในทุกโอกาส
ขั้นตอนที่หนึ่ง: เลือกรูปแบบของคุณ
ขอบคุณ บันทึกย่ออาจมีได้หลายรูปแบบ ขึ้นอยู่กับผู้รับ ข้อจำกัดด้านเวลา และเอกสารที่มีอยู่ คุณอาจต้องการใช้เทมเพลตจดหมายขอบคุณการบริจาคเพื่อสร้างบันทึกขอบคุณที่ยาวและเป็นส่วนตัวสำหรับอาสาสมัคร ผู้สนับสนุน หรือแม้แต่ผู้เข้าร่วมงานระดมทุนหากคุณจะขอบคุณสำหรับงานใดงานหนึ่งหรือเพียงเพื่อเป็นการชมเชย คุณสามารถเลือกพิมพ์การ์ดขอบคุณที่เขียนด้วยลายมือ 1 หรือ 2 ประโยคได้
ขั้นตอนที่สอง: ค้นหาโทนเสียงที่เหมาะสม
ข้อความขอบคุณอาจเป็นข้อความที่จริงจังและเป็นทางการ หรือข้อความเบาๆ และสนุกสนาน ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ พิจารณาถึงผู้รับโน้ตขอบคุณ ความสัมพันธ์ของคุณเป็นอย่างไร และสิ่งที่คุณขอบคุณ
- ในตัวอย่างจดหมายขอบคุณสำหรับการบริจาค คุณจะเห็นน้ำเสียงที่จริงจัง แต่ไม่เป็นทางการเนื่องจากคุณได้พัฒนาความสัมพันธ์ส่วนตัวกับผู้บริจาค
- เมื่อเขียนจดหมายขอบคุณถึงเจ้านาย คุณมักจะต้องการให้มันเป็นทางการเพราะความสัมพันธ์ของคุณมีความเป็นมืออาชีพมากกว่าเรื่องส่วนตัว
- การใช้อารมณ์ขันในบันทึกขอบคุณสำหรับเพื่อนร่วมงานหรืออาสาสมัครคนอื่นๆ ก็สมเหตุสมผลหากคุณมีความสัมพันธ์ที่สนุกสนานอยู่แล้ว
เลือกคำทักทายที่เหมาะสม
โดยทั่วไปแล้ว จดหมายขอบคุณจะขึ้นต้นด้วย "เรียน" ตามด้วยชื่อผู้รับ เมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้ คุณต้องระบุคำทักทายอย่างเจาะจง ตัวอย่างเช่น หากคุณส่งข้อความขอบคุณถึงบริษัทที่สนับสนุนคุณ ให้ขึ้นต้นด้วย "เรียนชื่อบริษัท" หากคุณกำลังส่งไปยังบุคคลใดบุคคลหนึ่ง ให้ใช้ชื่อของพวกเขาและตรวจดูให้แน่ใจว่าสะกดถูกต้อง บันทึกแบบไม่เป็นทางการสามารถเริ่มต้นด้วยชื่อผู้รับหรือคำพ้องความหมายสนุกๆ สำหรับ "Dear" เช่น "Greetings"
ขั้นตอนที่สาม: กำหนดสิ่งที่คุณรู้สึกขอบคุณ
กุญแจสำคัญในการทำให้ข้อความขอบคุณรู้สึกเป็นส่วนตัวคือการระบุอย่างชัดเจนถึงสิ่งที่คุณขอบคุณผู้รับในตอนต้นของบันทึก โอกาสที่การมีส่วนร่วมของพวกเขาจะไม่ซ้ำกันในทางใดทางหนึ่ง ดังนั้นข้อความขอบคุณของพวกเขาก็ควรเป็นเช่นนั้นเช่นกัน แม้ว่าการใช้วลี "ขอบคุณ" จะเป็นมาตรฐาน แต่ก็มีวลีและคำอื่นๆ ที่คล้ายกันที่อาจเหมาะกับข้อความขอบคุณของคุณมากกว่า เช่น:
- ฉัน/เราซาบซึ้ง
- ฉัน/เราจำได้
- ขอบคุณ/ความกตัญญู
- มัน/คุณเป็นพร
- ขอบคุณมาก
- ฉัน/เราต้องการรับทราบ
คำขอบคุณอาสาสมัคร
ดูตัวอย่างคำพูดขอบคุณอาสาสมัครที่เน้นเรื่องการให้เวลาและพลังงาน วลีเช่น "ขอบคุณสำหรับของขวัญแห่งเวลา" หรือ "เรารู้สึกขอบคุณสำหรับเวลาที่คุณแบ่งปันกับเรา" เป็นวิธีขอบคุณอาสาสมัครง่ายๆ
- คุณสามารถใช้วลีการ์ดขอบคุณสำหรับอาสาสมัครและปรับแต่งวลีเหล่านั้นโดยการเปลี่ยนคำสองสามคำให้เป็นคำที่ฟังดูคล้ายกับคำศัพท์ทั่วไปของคุณ
- คำพูดเกี่ยวกับอาสาสมัครและคำพูดขอบคุณอาสาสมัครสามารถนำไปใช้กับเพื่อนร่วมงานและแขกรับเชิญระดมทุนได้
- ขอบคุณคำคมสำหรับครูที่สามารถทำงานได้ดีสำหรับบุคลากรโรงเรียนทุกคนตลอดจนอาสาสมัครและพี่เลี้ยงจากโครงการการกุศล
คำพูดขอบคุณสำหรับของขวัญ
หากคุณติดอยู่กับวิธีการขอบคุณใครสักคนสำหรับของขวัญ เช่น กระเช้าผลไม้จากอาสาสมัครสำหรับวันเกิดของคุณ ลองอ่านบันทึกขอบคุณในงานแต่งงานดู เนื่องจากบันทึกเหล่านี้เกี่ยวกับการแสดงความขอบคุณต่อของขวัญ จึงสามารถปรับแต่งให้เหมาะกับสถานการณ์อื่นๆ ส่วนใหญ่ที่มีการมอบของขวัญได้ การบริจาคยังถือเป็นของขวัญได้เมื่อกล่าวถึงการขอบคุณ แทนที่จะพูดว่า "ขอบคุณสำหรับการบริจาค" ให้อธิบายให้ละเอียดยิ่งขึ้นแล้วพูดว่า "ขอบคุณสำหรับการบริจาคแก้วน้ำ ปากกา และแม่เหล็ก"
คำพูดขอบคุณสำหรับเงิน
การขอบคุณใครสักคนสำหรับการบริจาคเงิน โดยทั่วไปจะใช้น้ำเสียงที่เป็นทางการและเป็นมืออาชีพ ใช้ตัวอย่างจดหมายขอบคุณการบริจาคทางการเงินเพื่อดูว่าคุณสามารถจัดการกับเรื่องที่ละเอียดอ่อนในบางครั้งได้อย่างไรอย่าลืมใส่ข้อความสั้นๆ เกี่ยวกับสิ่งที่คุณจะนำเงินไปใช้หรือจะมีผลกระทบอย่างไร
ขั้นตอนที่สี่: อธิบายอย่างละเอียด
เมื่อคุณมีคำทักทายและคำเปิดการแสดงความขอบคุณโดยละเอียดแล้ว ก็ถึงเวลาอธิบายรายละเอียดเพิ่มเติมเล็กน้อย พิจารณารวมข้อมูลเกี่ยวกับวิธีที่การดำเนินการของผู้รับจะเป็นประโยชน์ต่อคุณ องค์กรของคุณ หรือผู้อื่น คุณยังระบุข้อมูลต่างๆ เช่น รายละเอียดเกี่ยวกับกิจกรรมชื่นชมอาสาสมัครที่กำลังจะมีขึ้นหรือความหวังสำหรับความสัมพันธ์ในอนาคต
ขั้นตอนที่ห้า: เลือกการปิดการขายที่เหมาะสม
พิจารณาน้ำเสียงและรูปแบบของบันทึกขอบคุณของคุณเมื่อเลือกการปิดที่เหมาะสมสำหรับบันทึกย่อที่จะมาก่อนลายเซ็นของคุณ หนึ่งในวลีที่ใช้ปิดท้ายจดหมายขอบคุณที่พบบ่อยที่สุดคือ "ขอแสดงความนับถือ" การปิดท้ายที่ยอดเยี่ยมอื่นๆ ได้แก่:
- ขอบคุณอีกครั้ง
- ด้วยความซาบซึ้ง
- ขอแสดงความนับถือ
- ด้วยความขอบคุณอย่างยิ่ง
- ขอบคุณมาก
ขั้นตอนที่หก: เลือกวิธีการจัดส่ง
บันทึกขอบคุณส่วนใหญ่จะจัดส่งด้วยมือหรือส่งทางไปรษณีย์ หากระบบการจัดส่งเหล่านี้ใช้ได้ผลสำหรับคุณ ก็ควรใช้มันเลย หากคุณต้องการให้โน้ตขอบคุณมีเอกลักษณ์และเป็นส่วนตัวมากขึ้น ลองคิดถึงไอเดียโน้ตขอบคุณที่ชาญฉลาด เช่น การส่งข้อความขอบคุณแบบวิดีโอ หรือการใส่ข้อความลงบนขนมอบเป็นโน้ตขอบคุณ กระบวนการนี้เหมือนกันในการสร้างการส่งโน้ตขอบคุณที่สนุกสนาน มีเพียงคุณเท่านั้นที่ไม่จำเป็นต้องเขียนโน้ตด้วยตัวเอง แม้ว่าโลกจะเต็มไปด้วยเทคโนโลยี อีเมล ข้อความ หรือโซเชียลมีเดีย แต่ก็มักจะรู้สึกว่าไม่มีตัวตน ดังนั้นควรหลีกเลี่ยงทุกครั้งที่เป็นไปได้
หมายเหตุแสดงความกตัญญู
วิธีที่ง่ายที่สุดวิธีหนึ่งในการขอบคุณใครสักคนหรือแสดงความขอบคุณคือการส่งข้อความขอบคุณอย่างรวดเร็วและรอบคอบ การเขียนข้อความขอบคุณเป็นเรื่องง่ายเมื่อคุณมุ่งความสนใจไปที่ความรู้สึกที่แท้จริงและข้อมูลเฉพาะของสิ่งที่คุณขอบคุณใครสักคน