เมื่อพนักงานแจ้งให้คุณทราบว่าพวกเขากำลังลาออก อาจเป็นเรื่องยากที่จะรู้ว่าจะพูดอะไร ผู้จัดการมักจะรู้สึกประหลาดใจเมื่อพนักงานลาออก ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญสำหรับพวกเขาที่จะต้องเตรียมพร้อมที่จะตอบสนองอย่างเหมาะสมเมื่อพนักงานยื่นหนังสือลาออกหรือแจ้งว่าพวกเขากำลังออกจากงาน
จะพูดอย่างไรเมื่อพนักงานลาออก
การโต้ตอบเมื่อมีคนลาออกจากงานไม่ได้มีเพียงวิธีเดียวเท่านั้น ในหลาย ๆ ด้าน สิ่งที่คุณควรพูดจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับสถานการณ์เฉพาะและนโยบายและขั้นตอนของบริษัทของคุณ ไม่ว่าจะยังไง สิ่งสำคัญคือต้องตอบโต้อย่างมีมารยาทและเป็นมืออาชีพ
ตัวเลือกการตอบกลับเริ่มต้น
เมื่อพนักงานบอกคุณว่าจะลาออก ให้เตรียมตอบแถลงการณ์ทันทีด้วยท่าทีสงบและเย็นชา ตัวอย่างคำตอบเริ่มต้นที่เหมาะสมคือ:
- ฉันเสียใจที่ได้ทราบ
- ขอบคุณที่แจ้งให้ทราบ
- ฉันรู้สึกประหลาดใจที่รู้ว่าคุณจะจากไป
อย่าพูดอะไรที่อาจตีความได้ว่าเป็นเชิงลบ ตัดสิน หรือดูหมิ่น อย่าโต้ตอบในลักษณะที่บ่งบอกว่าคุณกำลังตัดสินใจลาออกเป็นการส่วนตัว
ขอหนังสือแจ้ง
บริษัทส่วนใหญ่ต้องมีหนังสือลาออกเป็นลายลักษณ์อักษร หากพนักงานไม่มีจดหมาย ให้ขอหลังจากใบแจ้งยอดครั้งแรกของคุณ ทางที่ดีควรได้รับการแจ้งเป็นลายลักษณ์อักษรเมื่อพนักงานบอกคุณว่ากำลังจะลาออก สามารถเขียนด้วยลายมือ ส่งอีเมลถึงคุณ หรือพิมพ์และพิมพ์ได้อย่างรวดเร็วหนังสือลาออกจะต้องมีวันที่ ข้อความที่พนักงานเลือกที่จะลาออก และสิ่งที่บุคคลคาดหวังว่าวันสุดท้ายของการทำงานจะเป็น
หากต้องการขอจดหมายลาออกเป็นลายลักษณ์อักษร คุณสามารถพูดว่า:
- ฉันดีใจที่คุณบอกฉัน แม้ว่านโยบายของบริษัทจะต้องมีหนังสือลาออกก็ตาม เตรียมไว้แล้วหรือยัง?
- หากคุณไม่มีจดหมายลาออก มาร่างจดหมายลาออกกันดีกว่า นี่คือกระดาษจดบันทึกที่คุณสามารถใช้ได้
- HR จะขอสำเนาหนังสือลาออกของคุณ ฉันเห็นคุณมีโทรศัพท์อยู่กับคุณ คุณจะดึงอีเมลขึ้นมาแล้วพิมพ์ข้อความสั้นๆ เพื่อยืนยันการสนทนาของเราแล้วส่งมาให้ฉัน
เตรียมตอบคำถาม รวมถึงการแจ้งเตือนที่บริษัทคาดหวังเมื่อพนักงานลาออก โปรดดูคำตอบที่ชัดเจนในคู่มือพนักงานของบริษัท
ยอมรับการลาออก
เว้นแต่จะมีสัญญาที่จะห้ามพนักงานลาออกได้ โปรดแจ้งให้พวกเขาทราบว่าคุณยอมรับการลาออกของพวกเขา บอกพวกเขาว่าคุณหรือตัวแทนฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะติดต่อกลับเพื่อสรุปรายละเอียดการออกจากองค์กรเมื่อคุณผ่านช่องทางที่เหมาะสมแล้ว
คำถามติดตามผล
คุณอาจต้องการถามคำถามสองสามข้อเพื่อพยายามทำความเข้าใจว่าทำไมบุคคลนั้นจึงตัดสินใจลาออก ตัวอย่างคำถามที่เหมาะสม ได้แก่:
- คุณยินดีที่จะแบ่งปันสิ่งที่ทำให้คุณลาออกไหม
- มีบางอย่างเกิดขึ้นที่ทำให้คุณตัดสินใจลาออกหรือเปล่า?
- ช่วยแชร์สิ่งที่คุณวางแผนจะทำอะไรต่อไปหลังจากหมดเวลาที่นี่แล้ว?
อย่ากดดันพนักงานเพื่อหาคำตอบ ลูกจ้างไม่จำเป็นต้องบอกนายจ้างว่าทำไมพวกเขาถึงลาออกหรือวางแผนจะทำอะไรต่อไปอย่าถามคำถามมากเกินไปเช่นกัน หากพนักงานดูเหมือนไม่เต็มใจที่จะแบ่งปัน ก็ปล่อยมันไว้ตามลำพัง มีโอกาสที่คนในทีมทรัพยากรบุคคลจะถามคำถามที่คล้ายกันระหว่างการสัมภาษณ์เพื่อออกจากงาน
ขอให้พวกเขาโชคดี
ปิดการสนทนาอย่างสุภาพด้วยการแสดงความขอบคุณและอวยพรให้อย่างดี ตัวอย่างเช่น:
- ขอบคุณสำหรับการทำงานหนักในช่วงเวลาที่คุณอยู่ที่นี่ ขอให้ประสบความสำเร็จอย่างต่อเนื่อง
- ขอบคุณที่แจ้งให้ทราบเป็นการส่วนตัว ฉันขอขอบคุณสำหรับการพิจารณาของคุณและขอให้คุณสบายดี
- คุณจะพลาด. ขอให้ประสบความสำเร็จในเส้นทางอาชีพใดก็ตาม
ก้าวไปข้างหน้านอกเหนือจากการลาออกของพนักงาน
เมื่อมีการยอมรับการลาออกของพนักงานแล้ว ก็ถึงเวลามุ่งเน้นไปที่การเปลี่ยนแปลง จัดหาบุคลากรที่เหมาะสมที่เกี่ยวข้องเพื่อจัดการเอกสารและขั้นตอนการเลิกจ้าง รวมถึงฝ่ายทรัพยากรบุคคลและทีมเทคโนโลยีสารสนเทศการค้นหาพนักงานทดแทนจะต้องเริ่มต้นขึ้น และพนักงานคนอื่นๆ จะต้องได้รับแจ้ง การจัดการกับการลาออกของพนักงานที่ดีไม่ใช่สิ่งที่ผู้จัดการคนใดต้องการเผชิญ การเตรียมพร้อมรับมือกับเหตุการณ์นี้จะช่วยให้คุณสามารถดำเนินการกับการลาออกของพนักงานด้วยความเป็นมืออาชีพและสง่างาม