หากคุณได้รับคำเชิญให้สัมภาษณ์งานทางอีเมล สิ่งสำคัญคือต้องตอบกลับอย่างมืออาชีพและรวดเร็ว โดยควรจะส่งคำเชิญภายในวันทำการเดียวกันหรือวันทำการถัดไป ปฏิบัติตามคำแนะนำทั้งหมดที่ระบุไว้ในคำเชิญที่คุณได้รับทางอีเมล เนื่องจากผู้มีโอกาสเป็นนายจ้างมักจะพิจารณาว่าคุณตอบกลับอย่างไรเมื่อพิจารณาว่าพวกเขาสนใจที่จะจ้างคุณหรือไม่
การตอบกลับอีเมลขอกำหนดการสัมภาษณ์
เว้นแต่จะมีการร้องขอเป็นอย่างอื่นในคำเชิญที่คุณได้รับ วิธีที่ดีที่สุดคือตอบกลับคำเชิญทางอีเมลเพื่อสัมภาษณ์ทางอีเมล ตอบกลับโดยตรงจากคำเชิญทางอีเมลที่คุณได้รับ เพื่อให้ผู้สรรหาจะมีกรอบอ้างอิงสำหรับข้อความของคุณ
จัดโครงสร้างการตอบสนองของคุณ
ใช้องค์ประกอบต่อไปนี้ในการตอบกลับของคุณ
- คำทักทายอย่างเป็นทางการ:อย่าเพิ่งกดตอบกลับแล้วเริ่มพิมพ์ เริ่มต้นด้วยคำทักทายอย่างเป็นทางการโดยใช้คำนำหน้านามของผู้ส่งข้อความ (นาย, นางสาว, ดร. ฯลฯ) และนามสกุลของเขาหรือเธอ
- ระบุเหตุผลสำหรับอีเมลของคุณ: ตอบได้ตรงประเด็น ขอบคุณผู้ที่คุณตอบกลับที่เชิญคุณมาสัมภาษณ์และแจ้งให้ชัดเจนว่าคุณยอมรับคำขอ
- รายละเอียดกำหนดการ: รวมรายละเอียดกำหนดการที่เหมาะสมตามข้อความในคำเชิญที่คุณได้รับ
- ถามคำตอบ: ขอให้ผู้รับตอบกลับเพื่อยืนยันเวลาและสถานที่เพื่อให้คุณมั่นใจได้ว่าคุณและผู้สัมภาษณ์เห็นพ้องต้องกันว่าการสัมภาษณ์จะเกิดขึ้นเมื่อใดและที่ไหน สถานที่
- การปิดท้ายที่เหมาะสม: ปิดท้ายข้อความด้วยคำหรือวลีปิดท้ายที่เหมาะสม (เช่น ขอแสดงความนับถือ หรือ ขอแสดงความนับถือ) และชื่อนามสกุลของคุณ ใส่หมายเลขโทรศัพท์ของคุณไว้ใต้ชื่อของคุณ เผื่อว่าผู้สัมภาษณ์จำเป็นต้องโทรหาคุณเกี่ยวกับเรื่องใดๆ
ตัวอย่างอีเมลตอบกลับพร้อมกำหนดเวลา
ใช้ข้อความตามบรรทัดเหล่านี้หากคำเชิญที่คุณได้รับรวมเวลาสัมภาษณ์เพื่อให้คุณเลือก
นางสาว ผู้สัมภาษณ์
ขอบคุณที่เชิญผมมาสัมภาษณ์ตำแหน่งตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าของบริษัท XYZ ฉันตื่นเต้นมากที่ได้รับการพิจารณาสำหรับตำแหน่งนี้ และฉันหวังว่าจะมีโอกาสได้พบกับคุณ ตามตัวเลือกการกำหนดเวลาที่แนะนำในอีเมลของคุณ ฉันต้องการนัดสัมภาษณ์กับคุณในวันจันทร์ที่ 15 มิถุนายน เวลา 10.00 น. CST ฉันเข้าใจว่าการสัมภาษณ์จะจัดขึ้นที่สำนักงานของบริษัทของคุณ ซึ่งตั้งอยู่ที่ 1234 Anydrive ในเมือง รัฐ โปรดยืนยันว่าเวลานี้สะดวกสำหรับคุณและฉันมีตำแหน่งที่ถูกต้อง
ฉันหวังว่าจะได้พบคุณด้วยตนเองและแบ่งปันข้อมูลว่าฉันจะเป็นทรัพย์สินให้กับบริษัท XYZ ได้อย่างไร
ขอแสดงความนับถือ
เอมี่ ผู้ให้สัมภาษณ์
หมายเลขโทรศัพท์ของคุณที่นี่
ตัวอย่างอีเมลตอบกลับหากคุณตั้งเวลาได้
ใช้ข้อความตามบรรทัดเหล่านี้หากคำเชิญปล่อยให้กำหนดเวลาการสัมภาษณ์ขึ้นอยู่กับคุณ
นาย. คนเฝ้าประตู
ฉันกำลังติดตามผลคำเชิญของคุณให้สัมภาษณ์ตำแหน่งกับ ABC Corporation ฉันขอขอบคุณที่คุณตอบรับเรซูเม่ของฉันและอยากเข้ามาสัมภาษณ์อย่างแน่นอน ฉันสามารถพบคุณได้ทุกเวลาที่สะดวกสำหรับคุณในวันจันทร์ที่ 15 มิถุนายน หรือวันอังคารที่ 16 มิถุนายน โปรดแจ้งให้เราทราบว่าเวลาใดที่เหมาะกับกำหนดการของคุณที่สุด แล้วฉันจะไปที่นั่น โปรดตอบกลับพร้อมที่อยู่ที่จะสัมภาษณ์ และแจ้งให้เราทราบหากมีคำแนะนำในการจอดรถเป็นพิเศษ
ฉันหวังว่าจะได้สัมภาษณ์คุณและเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับโอกาสการจ้างงานกับบริษัท ABC
ขอแสดงความนับถือ
โจอี้ จ็อบ ฮันเตอร์
หมายเลขโทรศัพท์ของคุณที่นี่
ตัวอย่างอีเมลตอบกลับสำหรับการสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์
ใช้ภาษาที่คล้ายกันหากคุณได้รับเชิญให้นัดสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์
นางสาว ตัวคัดกรอง
ขอบคุณมากที่เชิญฉันนัดเวลาสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์เพื่อพูดคุยกับคุณเกี่ยวกับความเป็นไปได้ในการเข้าร่วมทีมบริษัท Acme Widget ฉันตื่นเต้นมากกับโอกาสในการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับตำแหน่งนี้ และหารือเกี่ยวกับรายละเอียดเพิ่มเติมว่าภูมิหลังของฉันตรงกับความต้องการของบริษัทของคุณอย่างไร
นอกเหนือจากวันที่ที่คุณแนะนำ ฉันชอบที่จะพูดคุยกับคุณในเช้าวันที่ 24 กรกฎาคม ฉันสามารถพูดคุยกับคุณทางโทรศัพท์ได้ตลอดเวลาระหว่าง 9.00 น. ถึง 15.00 น. วันนั้น. โปรดตอบกลับเพื่อแจ้งให้เราทราบว่าเวลาใดดีที่สุดสำหรับคุณ หากคุณต้องการให้ฉันโทรหาคุณ โปรดบอกฉันว่าต้องใช้หมายเลขอะไร หากคุณต้องการเริ่มการโทร โปรดติดต่อฉันได้ที่ --.
ฉันหวังว่าจะได้พูดคุยกับคุณตามเวลาที่ตกลงไว้
ขอแสดงความนับถือ
ผู้หางานซูซี่
ตัวอย่างอีเมลตอบกลับสำหรับการสัมภาษณ์ผ่าน Skype
ใช้ภาษาตามบรรทัดเหล่านี้หากคุณได้รับเชิญให้สัมภาษณ์ผ่านการสนทนา Skype
นาย. ไฮเทค
ฉันตื่นเต้นมากที่ได้มีโอกาสสัมภาษณ์คุณผ่าน Skype ในตำแหน่ง Account Executive ที่ Studio Services, Inc. ฉันยินดีตอบรับคำเชิญของคุณให้มาพบกันแบบเสมือนจริงในวันอังคารหน้าเวลา 15.00 น. EST. รหัส Skype ของฉันคือ __________.
การที่บริษัทของคุณเป็นที่รู้จักในฐานะผู้นำด้านนวัตกรรมเป็นเหตุผลหนึ่งที่ฉันสนใจที่จะเข้าร่วมทีมของคุณ ดังนั้นฉันจึงไม่แปลกใจเลยที่เห็นว่าคุณกำลังใช้เครื่องมือที่ใช้สื่อกลางทางเทคโนโลยี เช่น Skype เพื่อเร่งกระบวนการสัมภาษณ์
ฉันหวังว่าจะมีโอกาสแบ่งปันแนวทางด้านนวัตกรรมกับคุณเมื่อเราพูดคุยในสัปดาห์หน้า ฉันมั่นใจว่าเราจะมีการสนทนาที่มีประสิทธิผล และคุณจะเห็นว่าทำไมฉันจึงเป็นตัวเลือกที่สมบูรณ์แบบสำหรับตำแหน่งนี้
ขอแสดงความนับถือ
ผู้สมัครที่มั่นใจ
ตัวอย่างอีเมลตอบกลับพร้อมเสนอขาย
หากคุณต้องการเพิ่มช่องทางการขายสำหรับบริการของคุณ ให้ใช้แนวทางนี้ โปรดทราบว่าคุณสามารถปรับเปลี่ยนสถานการณ์ลอจิสติกส์ข้างต้นสำหรับการกำหนดเวลาการสัมภาษณ์ได้
นางสาว ผู้มีอำนาจตัดสินใจ
ฉันดีใจมากที่คุณรับรู้ถึงศักยภาพในการทำงานร่วมกันระหว่างทักษะของฉันกับความต้องการในการจ้างงานของบริษัท DEF เมื่อฉันตอบกลับโฆษณาของคุณ ฉันเพิ่งรู้ว่าตำแหน่งนี้เป็นตำแหน่งที่ฉันสามารถสร้างความแตกต่างเชิงบวกได้จริงๆ ฉันยินดีตอบรับคำเชิญเข้าสัมภาษณ์ตำแหน่งผู้ช่วยธุรการในวันอังคารที่ 29 สิงหาคม
ฉันประทับใจมากกับพันธกิจและชื่อเสียงของบริษัท DEF ในชุมชน การทำงานร่วมกับบริษัทที่ได้รับการยกย่องอย่างสูงเป็นสิ่งสำคัญสำหรับฉัน และฉันหวังว่าจะมีโอกาสได้มีส่วนร่วมในฐานะสมาชิกของทีมของคุณฉันตื่นเต้นที่ได้มีโอกาสพูดคุยกับคุณว่าฉันจะมีคุณค่าต่อองค์กรของคุณได้มากเพียงใดในระหว่างการประชุมแบบพบปะต่อหน้าในสัปดาห์หน้า
ฉันหวังว่าจะได้รับการสัมภาษณ์ที่มีประสิทธิผล
ขอแสดงความนับถือ
เลือกฉัน
เคล็ดลับการตอบกลับ
เมื่อส่งการตอบกลับ โปรดคำนึงถึงสิ่งต่อไปนี้:
-
ปุ่มอีเมลของคีย์บอร์ด คิดให้รอบคอบเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการพูดก่อนตอบ นี่เป็นโอกาสเดียวที่คุณสามารถสร้างความประทับใจแรกให้กับผู้สัมภาษณ์
- ตรวจสอบอีเมลตอบกลับของคุณอย่างละเอียดก่อนคลิกส่ง ตามหลักการแล้ว ให้คนอื่นพิสูจน์สิ่งที่คุณเขียนด้วย
- ใช้ภาษาที่เป็นทางการเหมือนกับว่าคุณกำลังเขียนจดหมายธุรกิจเพื่อส่งทางไปรษณีย์หอยทากหรือเป็นไฟล์แนบในอีเมล
- สะกดทุกอย่างออกมา หลีกเลี่ยงการใช้อักษรย่อ แม้ว่าคุณจะส่งอีเมลตอบกลับจากโทรศัพท์มือถือก็ตาม
- อย่าใช้อีโมติคอน
- อย่าคัดลอกบุคคลอื่นในการตอบกลับของคุณ
คำเตือน
ไม่มีนายจ้างที่ถูกต้องตามกฎหมายส่งคำเชิญทางอีเมลที่ไม่พึงประสงค์ไปสัมภาษณ์งาน หากคุณได้รับคำเชิญทางอีเมลให้สัมภาษณ์งานที่คุณไม่ได้สมัครหรือส่งเรซูเม่ โปรดใช้ความระมัดระวังก่อนที่จะตอบกลับ เนื่องจากมีโอกาสสูงที่ข้อความที่คุณได้รับจะเป็นสแปมหรือข้อความฟิชชิ่งที่ส่งโดย ขโมยข้อมูลประจำตัวหรือนักต้มตุ๋นประเภทอื่น หากคุณโพสต์ประวัติย่อของคุณบนเว็บไซต์ค้นหางานที่นายจ้างสามารถค้นหาได้ คุณอาจได้ยินจากนายจ้างที่พบคุณในลักษณะนั้น แต่หากการสื่อสารนั้นถูกต้องตามกฎหมาย ข้อความจะระบุว่าข้อมูลติดต่อของคุณได้รับมาจากที่ใด และแจ้งให้คุณทราบ ข้อมูลที่เพียงพอสำหรับคุณในการตรวจสอบว่าการสื่อสารนั้นมีจริงหรือไม่ มันจะไม่เป็นอีเมล 'ถึงผู้ที่อาจเกี่ยวข้อง' หรือส่งถึง 'ผู้รับที่ไม่เปิดเผย' และจะไม่ให้โอกาสคุณได้รับเงินจากการไม่ทำอะไรเลยอีเมลที่เกี่ยวข้องกับงานใดๆ ที่สัญญาว่าจะให้ค่าจ้างสูงเกินจริงหรือฟังดูดีเกินจริงถือเป็นกลโกงและควรหลีกเลี่ยง