การให้ข้อเสนอแนะแก่พนักงานเกี่ยวกับวิธีการทำงานของพวกเขาเป็นส่วนสำคัญของบทบาทของผู้จัดการทุกคน ในหลายบริษัท หัวหน้างานได้รับการคาดหวังให้มีการทบทวนการปฏิบัติงานอย่างเป็นทางการและเป็นลายลักษณ์อักษรแก่พนักงานเป็นระยะๆ ไม่ว่าบริษัทของคุณจะใช้แบบฟอร์มการประเมินพนักงานประเภทใด ก็จำเป็นต้องมีข้อเสนอแนะเชิงบรรยาย แม้ว่าการค้นหาคำที่เหมาะสมที่จะใช้อาจเป็นเรื่องท้าทาย แต่วลีตัวอย่างที่ให้ไว้ที่นี่จะช่วยให้คุณเริ่มต้นได้
ผลตอบรับเชิงบวก
แง่มุมหนึ่งของการตรวจสอบประสิทธิภาพของพนักงานเกี่ยวข้องกับการให้ข้อเสนอแนะเชิงบวกเกี่ยวกับสิ่งที่สมาชิกในทีมแต่ละคนทำได้ดีเป็นพิเศษคำชมเชยควรเฉพาะเจาะจงและเกี่ยวข้องกับองค์ประกอบสำคัญของความสำเร็จในการทำงาน คุณสามารถใช้วลีที่แสดงไว้ที่นี่ตามความเหมาะสม หรือใช้เป็นจุดเริ่มต้นในการระดมความคิดวิธีอื่นๆ ในการถ่ายทอดความหมายที่คุณต้องการแบ่งปัน
ผลงานเชิงบวก
แทนที่จะบอกพนักงานว่าประสิทธิภาพของพวกเขาอยู่ในระดับที่เท่าเทียม ให้ระบุจุดแข็งเฉพาะเจาะจงที่ควรค่าแก่การชมเชย ลองพิจารณาตัวอย่างเหล่านี้:
- ตรงหรือเกินกว่ามาตรฐานงานหรือข้อกำหนดด้านประสิทธิภาพอย่างสม่ำเสมอ
- เปลี่ยนงานคุณภาพสูงได้ทันเวลา
- ความใส่ใจในรายละเอียดที่โดดเด่นส่งผลให้งานปราศจากข้อผิดพลาดอย่างต่อเนื่อง
- จัดแสดงความเชี่ยวชาญพิเศษด้านทักษะและข้อกำหนดในการทำงาน
การสื่อสารที่โดดเด่น
ลองใช้ข้อความตัวอย่างนี้เพื่อสื่อถึงความซาบซึ้งในทักษะการสื่อสารของพนักงาน:
- เชิงรุกในการสื่อสารข้อกังวลกับเพื่อนร่วมงานและฝ่ายบริหาร
- แสดงให้เห็นถึงความเต็มใจที่จะรับฟังความคิดเห็นและข้อมูลจากเพื่อนร่วมงานและผู้บริหาร
- จัดแสดงทักษะการสื่อสารระดับมืออาชีพที่แข็งแกร่งทั้งแบบตัวต่อตัว ทางโทรศัพท์ และการเขียน
- สื่อสารความต้องการและความคาดหวังกับผู้ให้บริการภายในอย่างชัดเจน
การแก้ปัญหาที่ยอดเยี่ยม
ตัวอย่างวลีที่เน้นการยกย่องพนักงานสำหรับทักษะการแก้ปัญหามีดังต่อไปนี้:
- แสวงหาแนวทางแก้ไขที่ไม่เหมือนใครสำหรับสถานการณ์ที่ท้าทาย
- สามารถมองข้ามพื้นผิวเพื่อระบุสาเหตุของปัญหา
- เปิดรับแนวทางใหม่ในการแก้ปัญหา
- สามารถระบุและแก้ไขปัญหาได้อย่างมีประสิทธิภาพ
เป็นผู้เล่นในทีม
ลองพิจารณาสิ่งเหล่านี้เพื่อพูดชมเชยพนักงานที่ก้าวไปไกลกว่านั้นเมื่อพูดถึงการเป็นผู้เล่นในทีม:
- จัดลำดับความสำคัญของความต้องการและความสนใจของทีมให้สูงกว่าเป้าหมายส่วนบุคคล
- รับประกันว่าสมาชิกในทีมจะวนเวียนอยู่ในโปรเจ็กต์โดยการขอข้อมูลและคำติชมจากแต่ละคน
- ทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพกับสมาชิกในทีมคนอื่นๆ
- ให้ความช่วยเหลือสมาชิกในทีมที่มีประสบการณ์น้อยอย่างต่อเนื่อง
ข้อเสนอแนะที่เน้นการแก้ไข/ปรับปรุง
แน่นอนว่าไม่มีใครสมบูรณ์แบบ นอกเหนือจากการชมเชยพนักงานในด้านที่พวกเขาเป็นเลิศแล้ว กระบวนการตรวจสอบประสิทธิภาพยังจำเป็นต้องให้ข้อเสนอแนะที่เน้นไปที่การปรับปรุงประสิทธิภาพอีกด้วย โปรดทราบว่าคำติชมประเภทนี้จะต้องสร้างสรรค์ ซึ่งหมายความว่าจะต้องนำไปสู่การสนทนาว่าพนักงานจะปรับปรุงได้อย่างไร แทนที่จะปล่อยให้พวกเขารู้สึกถูกวิพากษ์วิจารณ์
ผลงานต่ำกว่าพาร์
เมื่อผลการปฏิบัติงานของพนักงานไม่ได้มาตรฐาน สิ่งสำคัญคือต้องสื่อสารจุดบกพร่องให้ชัดเจน และเตรียมแนวทางในการแก้ไข ลองเปิดหัวเรื่องด้วยข้อความดังนี้:
- อัตราข้อผิดพลาดเกินมาตรฐานที่ยอมรับได้สำหรับงานตั้งแต่ X เวลาถึง Y เวลา
- ปริมาณงานที่เสร็จสมบูรณ์ไม่สอดคล้องกับช่วงการผลิตที่ต้องการ A - B
- เวลาตอบสนองเกินความคาดหมายตามเวลาในงาน
- รายงานประสบการณ์ของลูกค้าบ่งชี้ความเบี่ยงเบนไปจากข้อกำหนดของบริษัท
การสื่อสารที่ไม่มีประสิทธิภาพ
เมื่อพนักงานต้องการความช่วยเหลือในด้านทักษะการสื่อสาร ลองใช้วลีเหล่านี้เป็นจุดเริ่มต้นในการพัฒนาข้อเสนอแนะเชิงแก้ไข:
- จำเป็นต้องดำเนินการเชิงรุกเพื่อแจ้งให้สมาชิกในทีมทราบถึงความคืบหน้าของโครงการ
- น้ำเสียงต้องเอื้อต่อการสร้างความสัมพันธ์ทางวิชาชีพเมื่อสื่อสารกับเพื่อนร่วมงาน
- จงขยันหมั่นคอยติดตามความคืบหน้าของฝ่ายบริหาร
- ต้องพัฒนาทักษะการนำเสนอเพื่อให้สามารถอำนวยความสะดวกในการประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพ
การแก้ปัญหาที่ไม่มีประสิทธิภาพ
เมื่อพนักงานดูเหมือนจะสามารถปฏิบัติตามคำแนะนำและรับคำสั่งซื้อได้ แต่ไม่สามารถหาวิธีแก้ปัญหาที่ไม่เหมือนใครได้ พวกเขาอาจต้องพัฒนาทักษะการแก้ปัญหาให้แข็งแกร่งขึ้น พิจารณาวลีตอบรับเช่นนี้:
- ต้องแสดงความคิดริเริ่มพร้อมระบุวิธีแก้ปัญหาเมื่อสิ่งต่าง ๆ ไม่เป็นไปตามแผน
- เมื่อชี้ให้เห็นปัญหา ต้องใช้ความพยายามในการระบุและเสนอแนะวิธีแก้ปัญหาที่เป็นไปได้
- ตรวจสอบสาเหตุที่เป็นไปได้สำหรับปัญหาที่เกิดขึ้น แทนที่จะขอความช่วยเหลือทันที
- มีส่วนร่วมอย่างจริงจังในการแก้ปัญหา แทนที่จะขอให้ฝ่ายบริหารหรือสมาชิกในทีมแก้ไขปัญหาให้กับคุณ
Being Too Me-Oriented
เมื่อพฤติกรรมของพนักงานจนไม่สามารถใช้วลี "ผู้เล่นในทีม" เพื่ออธิบายตัวบุคคลได้ เขาหรือเธออาจจะ "ให้ความสำคัญกับฉัน" มากกว่าที่เหมาะสมกับสภาพแวดล้อมการทำงาน แทนที่จะบอกให้บุคคลนั้นเป็นผู้เล่นในทีมที่ดีกว่า ลองเสนอคำแนะนำเพื่อเปลี่ยนความสนใจของเขาหรือเธอจาก "ฉัน" เป็น "เรา"
- จะได้รับประโยชน์จากการใช้แนวทางการทำงานร่วมกันในโครงการและงานต่างๆ มากขึ้น
- ลองใช้ภาษาที่ครอบคลุมมากขึ้นเพื่อรวมเพื่อนร่วมงานไว้ในการสนทนาที่เกี่ยวข้องกับงานของแผนกหรือทีม
- สามารถขอความคิดเห็นจากเพื่อนร่วมงานและรับฟังสิ่งที่พวกเขาพูดจริงๆ แม้ว่าคุณจะคิดว่าคุณรู้คำตอบอยู่แล้วก็ตาม
- พิจารณาสิ่งที่ดีที่สุดสำหรับทีมก่อนเริ่มทำงานในลักษณะที่คุณต้องการ
การเตรียมส่งคำติชมของพนักงานอย่างมีประสิทธิภาพ
นี่เป็นเพียงไม่กี่วลีที่จะช่วยให้คุณเริ่มต้นมอบการตรวจสอบประสิทธิภาพที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลแก่พนักงานของคุณเพื่อให้มีความหมาย ข้อมูลที่คุณแบ่งปันกับพนักงานของคุณเมื่อถึงเวลาประเมินผลการปฏิบัติงานของพวกเขา จะต้องผ่านการไตร่ตรองและมุ่งเน้นไปที่จุดแข็งและจุดอ่อนของพวกเขาเอง รวมถึงความต้องการเฉพาะของงาน หากคุณต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมในการเตรียมตัวตรวจสอบพนักงานของคุณ คุณอาจพบว่าการทบทวนตัวอย่างการประเมินพนักงานที่เสร็จสมบูรณ์แล้วบางส่วนอาจเป็นประโยชน์ แม้ว่าสถานการณ์ของพนักงานแต่ละคนจะแตกต่างกันไป แต่การดูแบบฟอร์มที่กรอกครบถ้วนสามารถทำให้งานที่คุณกำลังจะทำดูยุ่งยากน้อยลง