เมื่อพนักงานใหม่เริ่มทำงาน เป็นความคิดที่ดีที่จะส่งอีเมลแนะนำไปยังสมาชิกในทีมและพนักงานคนอื่นๆ ด้วยวิธีนี้ พวกเขาจะรู้ว่าพวกเขามีเพื่อนร่วมงานใหม่ ไม่ว่าบุคคลนั้นจะอยู่ที่ไซต์งานด้วย อยู่ที่อื่น หรือทำงานจากระยะไกลก็ตาม สิ่งนี้ช่วยให้แน่ใจว่าพนักงานใหม่เริ่มรู้สึกเหมือนเป็นส่วนหนึ่งของกลุ่มทันที ขณะเดียวกันก็แจ้งให้ผู้อื่นทราบเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงในทีมด้วย ขอแนะนำให้ส่งอีเมลแนะนำลูกค้าหากพนักงานใหม่จะทำงานร่วมกับพวกเขาโดยตรง
อีเมลแนะนำพนักงานใหม่ถึงเพื่อนร่วมงาน
หัวหน้างานโดยตรงของพนักงานใหม่มักจะเป็นคนที่ส่งอีเมลแนะนำไปยังบุคคลที่จะทำงานโดยตรงกับบุคคลนั้น ข้อความประเภทนี้อาจส่งโดยผู้จัดการทั่วไป ประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายปฏิบัติการ หรือหัวหน้าฝ่ายทรัพยากรบุคคล ใช้ภาษาตามบรรทัดเหล่านี้เพื่อแจ้งให้พนักงานทราบว่าพวกเขามีเพื่อนร่วมงานใหม่
- Subject line:ยินดีต้อนรับสมาชิกทีมใหม่ [ใส่ชื่อและนามสกุล]
- Body: ทีม โปรดร่วมต้อนรับ [Insert First and Last Name] สู่ทีมของเราด้วย [ใส่ชื่อ] มาหาเราจาก [ใส่ข้อมูลเกี่ยวกับภูมิหลังของบุคคล เช่น สถานที่ทำงานก่อนหน้านี้ สิ่งที่น่าสนใจเกี่ยวกับประวัติการทำงาน และ/หรือสถานที่ที่พวกเขาไปโรงเรียน] [Insert First Name] จะทำงานเป็น [insert job title] และจะถูกมอบหมายให้กับ [project] ทีมที่ยอดเยี่ยมของเราจะแข็งแกร่งยิ่งขึ้นเมื่อ [ใส่ชื่อ] เข้าร่วมฉันรอคอยที่เราทุกคนจะทำสิ่งที่ยิ่งใหญ่สำเร็จด้วยกัน
ข้อความนี้ควรจะส่งออกไปหนึ่งวันก่อนที่พนักงานใหม่จะเริ่มทำงาน หรือในวันแรกของการจ้างงาน หากส่งในวันแรกของการจ้างงานให้คัดลอกพนักงานใหม่มาที่ข้อความ
ประกาศเรื่องพนักงานใหม่แสนสนุกถึงเพื่อนร่วมงาน
หากคุณต้องการใช้แนวทางที่สนุกสนานกว่านี้ในการแนะนำสมาชิกในทีมใหม่ให้เพื่อนร่วมงาน คุณสามารถสร้างเกมขึ้นมาได้เสมอ ลองพิจารณารวมเรือตัดน้ำแข็งเช่นความจริงสองประการและเกมสร้างทีมโกหกด้วย แนวทางนี้เป็นมากกว่าการแนะนำและดึงดูดสมาชิกในทีมให้มีปฏิสัมพันธ์กับพนักงานใหม่
- Subject line:ทายสิว่าใครจะเข้าร่วมทีมบ้าง?
- Body: ทีม เป็นวันที่ดีที่ [ใส่ชื่อบริษัท]! วันนี้ [ใส่ชื่อและนามสกุล] เข้าร่วม [ใส่ชื่อทีมเฉพาะ] โดยทำงานเป็น (n) [ใส่ตำแหน่งงาน][ใส่ชื่อ] มี [ให้ข้อมูลเกี่ยวกับภูมิหลังของแต่ละบุคคล เช่น ประสบการณ์ปี ข้อมูลรับรอง ฯลฯ] [ชื่อ] ยังชอบ [ใส่ข้อเท็จจริงสนุกๆ เกี่ยวกับบุคคลนั้น เช่น งานอดิเรกหรือความบันเทิงที่ต้องการ] ตอนนี้คุณได้เรียนรู้เกี่ยวกับสมาชิกในทีมใหม่มาบ้างแล้ว ลองดูว่าคุณจะเข้าใจเรื่องนี้ได้หรือไม่: ข้อเท็จจริงใดเกี่ยวกับ [ใส่ชื่อ] เป็นจริง และข้อใดเป็นเรื่องโกหก แบ่งปันสิ่งที่คุณคิดที่นี่: [แทรกลิงก์ไปยังแบบสำรวจ] คอยติดตาม! [ชื่อ] เผยความจริงพรุ่งนี้!
ลิงก์สำรวจความคิดเห็นควรได้รับการตั้งค่าเพื่อให้พนักงานสามารถเลือกจากข้อมูลสามชิ้นที่พนักงานใหม่แบ่งปัน ซึ่งสองข้อมูลในนั้นเป็นจริง หนึ่งในนั้นไม่จริง และทั้งหมดดูเหมือนเป็นไปได้หรือไม่น่าเป็นไปได้เท่าๆ กัน ตัวอย่างเช่น ตัวเลือกอาจเป็นเช่น ฉันจัดการโรงงานลูกสุนัขโดยลำพัง ฉันเป็นซอมบี้ในตอนแรกของ The Walking Dead ฉันอาศัยอยู่ในทุกทวีป ฉันปลูกมะเขือเทศ 250 ต้นเมื่อฤดูร้อนที่แล้ว ฉันเคยไปตั้งแคมป์รถ RV ในพื้นที่ Greater Manhattan ฯลฯหลังจากที่ทุกคนโหวตแล้ว สมาชิกใหม่ในทีมควรส่งอีเมลติดตามผลพร้อมคำตอบ และประโยคสองสามประโยคเกี่ยวกับการดีใจที่ได้เข้าร่วมทีม
การแนะนำพนักงานใหม่ให้กับลูกค้า
เมื่อผู้ติดต่อหลักของลูกค้าหรือสมาชิกในทีมหลักรายอื่นที่ติดต่อโดยตรงกับลูกค้ามีการเปลี่ยนแปลง สิ่งสำคัญคือต้องส่งอีเมลแนะนำ การทำเช่นนี้จะป้องกันไม่ให้ลูกค้ารู้สึกประหลาดใจกับการเปลี่ยนแปลงของบุคลากร และปูทางให้คนใหม่ประสบความสำเร็จ อีเมลตัวอย่างด้านล่างนี้สามารถใช้ได้กับพนักงานใหม่หรือบุคคลที่ร่วมงานกับบริษัทของคุณมาระยะหนึ่งแล้ว แต่ยังใหม่สำหรับลูกค้า
- Subject line: แนะนำ [Insert First and Last Name], [Insert job title]
- Body: [Client Name] ขอขอบคุณสำหรับธุรกิจของคุณเช่นเคย ฉันติดต่อมาเพื่อแจ้งให้คุณทราบว่า [ใส่ชื่อและนามสกุล] ได้รับมอบหมายให้ทำงานร่วมกับคุณโดยตรง [ใส่ชื่อ] คือ (n) [ใส่ตำแหน่งงาน] ที่ [ใส่ชื่อบริษัท] และจะทำงานร่วมกับคุณโดยตรงใน [ใส่สิ่งที่บุคคลจะทำ เช่น การกรอกคำสั่งซื้อ การกำหนดราคา การฝึกอบรม การจัดหา การสนับสนุนลูกค้า ฯลฯ] [ใส่ชื่อ] มี [รวมข้อมูลความเป็นมา เช่น ประสบการณ์ที่เกี่ยวข้อง ข้อมูลประจำตัว ฯลฯ] เช่นเคย ความพึงพอใจสูงสุดของคุณคือเป้าหมายของ [insert First Name] เช่นเดียวกับทุกๆ คนที่ [insert Company Name] [ใส่ชื่อ] จะติดต่อเพื่อนัดประชุมภายในสัปดาห์หน้า ในระหว่างนี้ โปรดติดต่อ [ใส่ชื่อ] หรือฉันหากมีคำถามหรือความต้องการใดๆ
ข้อความประเภทนี้ควรมาจากบุคคลที่ดูแลทีมที่ทำงานโดยตรงกับลูกค้า เช่น ผู้จัดการฝ่ายขายหรือหัวหน้าฝ่ายบริการลูกค้า คัดลอกพนักงานที่ได้รับการมอบหมายให้กับบัญชีของลูกค้า เพื่อให้ลูกค้ามีที่อยู่อีเมลของบุคคลนั้น หรืออีกวิธีหนึ่ง คุณอาจต้องการส่งจดหมายแนะนำตัวฉบับเต็มทางไปรษณีย์ธรรมดาหรือไฟล์แนบในอีเมล
การวางรากฐานสู่ความสำเร็จของพนักงานใหม่
การดำเนินการเชิงรุกด้วยการแนะนำสมาชิกในทีมให้เพื่อนร่วมงานและ/หรือลูกค้าที่พวกเขาจะทำงานด้วยเป็นวิธีที่ดีในการปูทางให้พวกเขาประสบความสำเร็จนี่ควรเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการสำหรับพนักงานใหม่ทุกคน เช่นเดียวกับเมื่อมีคนใหม่ได้รับมอบหมายให้มีบทบาทที่ต้องพบปะกับลูกค้า