เช่นเดียวกับธุรกิจที่แสวงหาผลกำไร องค์กรการกุศลที่ไม่แสวงหากำไรจำเป็นต้องมีบุคลากรเพื่อให้องค์กรดำเนินต่อไป แม้ว่าวัตถุประสงค์หลักของพวกเขาคือการให้เงินทุนและการเขียนโปรแกรมสำหรับประชากรเฉพาะกลุ่ม องค์กรการกุศลยังใช้เงินทุนบางส่วนเพื่อจ่ายเงินให้กับผู้ที่รักษาทุกอย่างให้ถูกกฎหมายและจัดระเบียบ
การกำหนดมาตรฐานค่าใช้จ่ายในการบริหารองค์กรการกุศล
ถือเป็นกฎเกณฑ์ที่มีมายาวนานในอุตสาหกรรมที่ไม่แสวงหาผลกำไรที่จะมองว่าค่าใช้จ่ายในการบริหารเป็นเกณฑ์มาตรฐานสำหรับสถานะทางการเงินขององค์กรในอดีต ตัวเลขมหัศจรรย์คือค่าใช้จ่ายใดๆ ที่ต่ำกว่า 30 เปอร์เซ็นต์ ซึ่งแสดงถึงองค์กรการกุศลที่อย่างน้อยก็พยายามรักษาความรับผิดชอบทางการเงิน สถาบันทางความคิดล่าสุดแนะนำว่าองค์กรการกุศลที่ประสบความสำเร็จสูงสุดไม่สามารถตัดสินได้จากค่าใช้จ่ายในการบริหารจัดการเพียงอย่างเดียว แต่ควรประเมินคุณค่าจากประสิทธิภาพและผลกระทบด้วยเช่นกัน
สิ่งที่รวมอยู่ในค่าใช้จ่ายในการบริหาร
ค่าใช้จ่ายในการดำเนินการกุศลเรียกว่าค่าใช้จ่ายในการบริหารหรือบางครั้งเรียกว่าค่าใช้จ่าย ค่าใช้จ่ายเหล่านี้ประกอบด้วยสิ่งที่จำเป็นสำหรับองค์กรที่มีอยู่ ซึ่งไม่อยู่ในหมวดหมู่ของการระดมทุน กิจกรรมโครงการ หรือกิจกรรมสมาชิก
ค่าใช้จ่ายในการบริหารหรือการจัดการ โดยทั่วไปจะรวม:
- เจ้าหน้าที่ทรัพยากรบุคคลและบัญชี
- ส่วนของเงินเดือนผู้อำนวยการและพนักงาน
- เทคโนโลยีสารสนเทศสำหรับโครงสร้างพื้นฐานและการปฏิบัติการโดยเฉพาะ
- การผลิตรายงานประจำปี
- เครื่องใช้สำนักงาน
- สาธารณูปโภคในอาคาร
- บริการด้านกฎหมาย
- ค่าใช้จ่ายคณะกรรมการ
การเปลี่ยนแปลงต้นทุนตามประเภทองค์กร
องค์กรการกุศลประเภทต่างๆ ต้องการค่าใช้จ่ายที่แตกต่างกัน ดังนั้นแต่ละองค์กรจึงควรมุ่งเป้าไปที่มาตรฐานในสาขาของตน แทนที่จะเป็นเปอร์เซ็นต์สากลสำหรับองค์กรการกุศลทั้งหมด Charity Navigator นำเสนอรายละเอียดทางการเงินขององค์กรในอุดมคติโดยแบ่งตามประเภทขององค์กรการกุศล โดยทั่วไป ค่าใช้จ่ายในการบริหารจัดการที่ต่ำกว่า 15 เปอร์เซ็นต์ถือว่าดีที่สุด อย่างไรก็ตาม มีหลายรูปแบบ เช่น:
- พิพิธภัณฑ์รับประกันว่าจะมีต้นทุนที่สูงขึ้นถึง 17.5 เปอร์เซ็นต์
- คลังอาหาร/ธนาคาร และองค์กรการกุศลเพื่อมนุษยธรรมควรมีค่าใช้จ่ายที่ต่ำกว่าโดยจำกัดค่าใช้จ่ายไว้ประมาณสามเปอร์เซ็นต์
- องค์กรที่ให้ทุนไม่ควรเห็นต้นทุนสูงกว่าเจ็ดเปอร์เซ็นต์ครึ่ง
การจัดสรร
แต่ละองค์กรจัดสรรส่วนของเงินเดือนผู้บริหารและพนักงานเป็นค่าใช้จ่ายในการบริหาร เวลาที่พนักงานใช้ในการปฏิบัติหน้าที่ด้านการบริหาร แทนที่จะให้บริการโปรแกรมหรือการระดมทุน จะถูกจัดสรรให้กับประเภทต้นทุนการบริหาร นอกเหนือจากบุคลากรด้านทรัพยากรบุคคลและบัญชีแล้ว เงินเดือนของพนักงานการกุศลส่วนใหญ่ไม่สามารถนำมารวมกับค่าใช้จ่ายในการบริหารได้ทั้งหมด
การแยกโปรแกรม
องค์กรที่มีหมวดหมู่โปรแกรมมากกว่าหนึ่งหมวดหมู่ เช่น การวิจัยและการศึกษา ควรแยกค่าใช้จ่ายในการบริหารสำหรับแต่ละหมวดหมู่ ซึ่งจะทำให้มองเห็นได้อย่างแม่นยำถึงการใช้จ่ายในแต่ละโปรแกรมโดยเฉพาะ
การตั้งค่าของผู้บริจาค
ผู้บริจาคมักขอให้การบริจาคเงินสดถูกส่งไปยังการดำเนินงานของโปรแกรมโดยตรง ในการศึกษาของ Harvard Business School นักวิจัยพบว่าผู้คนมีแนวโน้มที่จะบริจาคเงินให้กับองค์กรการกุศลที่พวกเขารู้ว่ามีค่าใช้จ่ายด้านการบริหารจัดการมากกว่าผู้บริจาคเอกชนเกือบ 3 เท่า มากกว่าค่าใช้จ่ายที่อาจนำไปใช้เป็นค่าโสหุ้ยได้ผู้บริจาคควรทราบว่าทุกองค์กรมีค่าใช้จ่ายในการจัดการ และการบริจาคบางส่วนควรมอบให้โดยไม่มีข้อจำกัด เพื่อให้องค์กรต่างๆ สามารถตรวจสอบที่จำเป็นได้
ข้อดีข้อเสียของค่าใช้จ่ายในการบริหาร
คุณสามารถได้ข้อสรุปที่หลากหลายเกี่ยวกับค่าใช้จ่าย แต่สิ่งสำคัญคือต้องวางค่าใช้จ่ายในการบริหารโดยคำนึงถึงเกณฑ์มาตรฐานทางการเงินอื่นๆ หลายประการ ดูการเงินโดยรวมและถามคำถามมากมายกับทีมผู้บริหาร
ต้นทุนต่ำ
ค่าใช้จ่ายในการบริหารที่ต่ำอาจหมายความว่าองค์กรดำเนินงานแบบประหยัดมากและคอยดูแลให้ส่วนที่เกินนั้นถูกตัดออกจากงบประมาณอย่างต่อเนื่อง นอกจากนี้ยังอาจหมายถึงองค์กรว่าจ้างหน่วยงานภายนอกในการดำเนินโครงการจริงให้กับหน่วยงานอื่นๆ และมีค่าใช้จ่ายเพียงเล็กน้อย อีกสมมติฐานหนึ่งคือหน่วยงานดำเนินการโดยมีพนักงานน้อยกว่าที่จำเป็นหรือดำเนินงานโดยมีพนักงานที่ได้รับการฝึกอบรมและมีคุณสมบัติไม่ครบถ้วน
ต้นทุนสูง
ค่าใช้จ่ายในการบริหารที่สูงอาจหมายความว่าหน่วยงานกำกับดูแลไม่เพียงพอ หน้าที่ของพนักงานอาจไม่ได้กำหนดไว้ชัดเจนหรืออาจมีพนักงานหลายคนทำงานเดียวกัน นอกจากนี้ยังอาจหมายความว่าองค์กรมีการตรวจสอบและถ่วงดุลเพื่อให้แน่ใจว่าการดำเนินงานประจำวันเป็นไปตามกฎหมายของรัฐและรัฐบาลกลาง ตลอดจนคำแนะนำที่ได้รับจากองค์กรเฝ้าระวังที่ไม่แสวงหาผลกำไร ในกรณีที่ร้ายแรง ค่าใช้จ่ายเหล่านี้อาจบ่งบอกถึงการฉ้อโกงหรือค่าใช้จ่ายที่ไม่สมเหตุสมผล
ลำดับความสำคัญและคำมั่นสัญญา
ความสำเร็จขององค์กรการกุศลไม่ควรวัดกันที่ต้นทุนการบริหารและค่าโสหุ้ยต่ำที่สุดเท่านั้น เมื่อสร้างองค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไรหรือเลือกองค์กรที่จะบริจาคให้ ให้พิจารณาต้นทุนและผลกระทบที่วัดผลได้ องค์กรการกุศลที่ยิ่งใหญ่จะรักษาลำดับความสำคัญและคำมั่นสัญญาของตนให้สอดคล้องโดยมุ่งเน้นที่ความพยายามในการช่วยการกุศล