แต่ละสถานการณ์การปิดกิจการมีรายละเอียดที่แตกต่างกัน ประเภทธุรกิจจะกำหนดสิ่งที่คุณ ลูกค้า หรือซัพพลายเออร์ของคุณต้องทำก่อนที่ธุรกิจจะปิดตัวลง หากต้องการพัฒนาจดหมายที่ปรับแต่งให้ตรงกับความต้องการของคุณ ให้เริ่มต้นด้วยจดหมายตัวอย่างและปรับข้อความให้สะท้อนถึงรายละเอียดของสถานการณ์เฉพาะของคุณ
เทมเพลตจดหมายปิดธุรกิจ
หากคุณกำลังจัดการกระบวนการปิดธุรกิจ การส่งจดหมายถึงลูกค้าและซัพพลายเออร์ของคุณอาจเหมาะสมตัวอย่างจดหมายสำหรับผู้ชมเหล่านี้มีอยู่ที่นี่ คุณสามารถเข้าถึงแต่ละเทมเพลตได้โดยคลิกที่รูปภาพที่เกี่ยวข้อง แต่ละเทมเพลตเป็นเอกสาร PDF ที่ปรับแต่งได้ซึ่งสามารถบันทึกและพิมพ์ได้ตามต้องการ ดูคู่มือการพิมพ์นี้เพื่อขอความช่วยเหลือในการทำงานกับเอกสาร
แจ้งลูกค้า
เทมเพลตนี้ออกแบบมาเพื่อส่งให้กับลูกค้าเพื่อแจ้งให้ทราบว่าบริษัทกำลังจะปิดตัวลง การส่งจดหมายประเภทนี้เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งหากลูกค้าจำเป็นต้องไปรับสินค้าจากที่ตั้งของคุณหรือดำเนินการอื่นก่อนที่ธุรกิจจะหยุดดำเนินการ
การแจ้งเตือนซัพพลายเออร์
ใช้จดหมายนี้เพื่อแจ้งให้ซัพพลายเออร์ทราบว่าองค์กรของคุณจะหยุดดำเนินการ โดยต้องแน่ใจว่าได้แจ้งล่วงหน้าอย่างเพียงพอเพื่อให้สามารถออกใบแจ้งหนี้ในบัญชีขั้นสุดท้าย การชำระเงิน และการแก้ไขเรื่องที่คงค้างใดๆ
เหตุผลในการเขียนจดหมายปิดกิจการ
เมื่อคุณตัดสินใจที่จะปิดธุรกิจของคุณ ไม่แนะนำให้ติดป้าย "ปิด" ที่ประตูบ้านของคุณ วิธีที่ดีที่สุดคือประกาศการปิดการขายแก่ลูกค้าและซัพพลายเออร์ของคุณด้วยจดหมายอย่างเป็นทางการ พวกเขาเป็นผู้เล่นหลักในกิจกรรมทางธุรกิจของคุณโดยการซื้อผลิตภัณฑ์และบริการของคุณ และในกรณีของซัพพลายเออร์ โดยการมอบผลิตภัณฑ์และบริการแก่คุณซึ่งเป็นเครื่องมือในธุรกิจของคุณ ในการบริการลูกค้าขั้นสุดท้าย คุณจะต้องแจ้งเตือนพวกเขาล่วงหน้าว่าธุรกิจของคุณจะไม่สามารถใช้งานได้อีกต่อไป
จดหมายปิดธุรกิจเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการยุติความสัมพันธ์ทางธุรกิจในปัจจุบันของคุณอย่างมืออาชีพ และอธิบายการดำเนินการใดๆ ที่ลูกค้าและซัพพลายเออร์ของคุณจำเป็นต้องดำเนินการ การส่งจดหมายประเภทนี้แสดงถึงความพยายามโดยสุจริตในการสื่อสารและอำนวยความสะดวกแก่ผู้ที่องค์กรของคุณดำเนินธุรกิจด้วยนอกจากนี้ยังช่วยให้แน่ใจว่าเรื่องทั้งหมดได้รับการจัดการก่อนที่จะปิด ซึ่งสามารถช่วยป้องกันไม่ให้เกิดปัญหาทางกฎหมายที่อาจเกิดขึ้นตามมา
ระยะเวลาการแจ้งเตือนการปิด
ไม่มีกฎเกณฑ์ที่ยากและรวดเร็วเกี่ยวกับเวลาที่คุณต้องส่งจดหมายปิดธุรกิจ วันที่ส่งไปรษณีย์จริงจะขึ้นอยู่กับหลายปัจจัย
ลูกค้า
คุณต้องการให้ลูกค้าคนพิเศษของคุณได้ยินเกี่ยวกับการปิดธุรกิจของคุณจากคุณ ไม่ใช่ผ่านข่าวลือหรือค้นพบประตูที่ถูกปิดโดยไม่ต้องแจ้งให้ทราบล่วงหน้า การแจ้งให้ทราบเป็นการตอกย้ำให้ลูกค้าของคุณเห็นว่าคุณคิดว่าพวกเขาเป็นคนพิเศษ และเปิดโอกาสให้พวกเขาดำเนินธุรกรรมทางธุรกิจขั้นสุดท้ายที่จำเป็นกับคุณ
โดยทั่วไป ให้พิจารณาส่งจดหมายแจ้งเตือนการปิดบัญชีหรือรวมสำเนาจดหมายไว้ในใบเรียกเก็บเงินรายเดือนอย่างน้อย 30 วันก่อนวันปิดให้บริการ ธุรกิจบริการ เช่น ร้านซักแห้งหรือร้านซ่อม จะต้องให้ลูกค้ามีเวลาเพียงพอในการเข้ามารับสิ่งของของตนธุรกิจค้าปลีกอาจต้องการเผื่อเวลาไว้มากในการขายเพื่อลดสินค้าคงคลัง โดยมีการออกจดหมายปิดธุรกิจก่อนที่จะเริ่มการขาย
ซัพพลายเออร์
โดยทั่วไปวิธีที่ดีที่สุดคือแจ้งให้ซัพพลายเออร์ทราบถึงความตั้งใจของคุณที่จะปิดอย่างน้อย 60 วันก่อนวันทำการสุดท้ายของคุณ ซึ่งจะทำให้มีเวลาเพียงพอในการชำระบัญชีและปิดบัญชี
การพิจารณาพิเศษสำหรับแผนในอนาคต
หากคุณขายธุรกิจและวางแผนที่จะเปิดธุรกิจใหม่ที่เกี่ยวข้องทันทีหลังจากนั้น คุณอาจต้องการลดระยะเวลาระหว่างทั้งสองให้เหลือน้อยที่สุด ตัวอย่างเช่น คุณอาจตัดสินใจที่จะระงับการส่งจดหมายปิดธุรกิจจนกว่าจะถึงวันปิดทำการ หากคุณขายแฟรนไชส์ทำความสะอาดและเปิดบริการทำความสะอาดของคุณเอง
สิ่งที่ต้องสื่อสารในจดหมายของคุณ
เป้าหมายหลักของจดหมายปิดธุรกิจคือการแสดงรายละเอียดการปิดธุรกิจอย่างชัดเจน และขอบคุณผู้อ่านอย่างจริงใจสำหรับธุรกิจหรือบริการของพวกเขา ตัวอักษรเหล่านี้ไม่จำเป็นต้องยาวจึงจะได้ผล ตัวอักษรควร:
- บอกผู้อ่านวันที่ธุรกิจจะปิด
- แจ้งให้ผู้อ่านทราบถึงสิ่งที่พวกเขาต้องทำ (เช่น รับซักแห้ง ชำระบิลที่ค้างอยู่ หรือเข้ามาเพื่อเลิกกิจการการขาย)
- บอกผู้อ่านว่าจะถามคำถามตรงไหน
- ขอบคุณลูกค้าหรือซัพพลายเออร์สำหรับธุรกิจของพวกเขา
จดหมายไม่จำเป็นต้องให้เหตุผลว่าทำไมธุรกิจถึงถูกปิด หากเหตุผลเป็นข่าวดี เช่น การเกษียณอายุของเจ้าของ คุณอาจตัดสินใจรวมเหตุผลไว้ในจดหมายด้วย มิฉะนั้น โดยปกติแล้ววิธีที่ดีที่สุดคือเน้นไปที่หัวข้อที่สำคัญต่อผู้อ่าน เช่น สิ่งที่พวกเขาต้องทำและเมื่อไร
รักษาความสัมพันธ์
ขอแนะนำให้ทิ้งความสัมพันธ์ทางธุรกิจไว้ในแง่บวกเสมอ แม้ว่าคุณจะไม่ได้วางแผนที่จะพบปะหรือร่วมงานกับบุคคลใดอีกก็ตาม วิธีที่ดีที่สุดคือเขียนจดหมายปิดธุรกิจที่เป็นประโยชน์ เป็นบวก และจริงใจความเป็นมืออาชีพของคุณจะทำให้การปิดธุรกิจง่ายขึ้นและอาจช่วยให้คุณได้เปรียบหากแผนธุรกิจในอนาคตของคุณนำคุณไปสู่การทำงานกับบุคคลเดียวกันนี้ในอนาคต