จำเป็นต้องเขียนคำขอรับจดหมายชำระเงินหรือไม่? แม้ว่าการติดต่อลูกค้าและขอให้พวกเขาชำระค่าใช้จ่ายที่เลยกำหนดชำระนั้นเป็นเรื่องที่ไม่พึงประสงค์ แต่เป็นสิ่งที่ผู้ที่เป็นเจ้าของและจัดการธุรกิจต้องทำเป็นครั้งคราว หากต้องการใช้เทมเพลตตัวอักษรที่ให้ไว้ที่นี่ เพียงคลิกรูปภาพด้านล่าง เอกสารจะเปิดเป็นไฟล์ PDF ซึ่งคุณสามารถแก้ไข บันทึก และพิมพ์ได้ตามต้องการ ใช้คู่มือนี้สำหรับการพิมพ์ของ Adobe หากคุณต้องการความช่วยเหลือเกี่ยวกับวิธีใช้เอกสารนี้
หนังสือขอชำระยอดคงเหลือ
ใช้เทมเพลตนี้หากคุณต้องการเขียนจดหมายขอชำระยอดคงค้าง
จดหมายขอชำระเงินล่วงหน้าถึงลูกค้า
ใช้เทมเพลตนี้ในสถานการณ์ที่ลูกค้าได้ทำสัญญากับคุณในการจัดหาผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ต้องชำระเงินล่วงหน้า
หนังสือขออนุมัติการชำระเงิน
ใช้จดหมายตัวอย่างนี้เป็นจุดเริ่มต้นในการขออนุมัติการชำระเงินที่ถูกเก็บไว้ในเอสโครว์เพื่อรอการทำธุรกรรมให้เสร็จสิ้น
เคล็ดลับการเขียนจดหมายขอชำระเงิน
แม้ว่าคุณควรปรับข้อมูลในเทมเพลตให้ตรงกับสถานการณ์ของคุณ แต่สิ่งสำคัญคือต้องใช้น้ำเสียงที่เหมาะสมและตรวจดูให้แน่ใจว่าเอกสารได้รับการจัดรูปแบบอย่างมืออาชีพ
ใช้น้ำเสียงที่เหมาะสม
เมื่อส่งจดหมายถึงลูกค้าหรือขอการชำระเงิน สิ่งสำคัญคือต้องสื่อสารประเด็นของคุณให้ชัดเจนที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ในขณะเดียวกันก็รักษาน้ำเสียงเชิงบวกและเป็นมืออาชีพไว้ด้วย อย่าส่งคำขอครั้งแรกหรือครั้งที่สองที่เป็นเชิงลบจนลูกค้ารู้สึกว่าถูกโจมตี หากน้ำเสียงรุนแรงเกินไป ลูกค้าอาจรู้สึกว่าไม่มีประโยชน์ที่จะพยายามสานต่อความสัมพันธ์กับธุรกิจของคุณต่อไป เมื่อสิ่งนั้นเกิดขึ้น ก็มีความเสี่ยงที่ลูกค้าจะเลือกที่จะไม่ชำระบิล เนื่องจากเขาหรือเธอไม่ได้กังวลกับการรักษาความสัมพันธ์
ใช้การจัดรูปแบบแบบมืออาชีพ
ใช้หัวจดหมายของบริษัทและรูปแบบจดหมายธุรกิจมาตรฐาน หากคุณส่งจดหมายขอการชำระเงินทางไปรษณีย์หรือแฟกซ์ ขึ้นอยู่กับขั้นตอนการติดต่อทางจดหมายของบริษัทของคุณ คุณอาจส่งจดหมายผ่านทางอีเมลก็ได้ หากเป็นเช่นนั้น ควรรวมตัวอักษรไว้ในเนื้อหาของข้อความอีเมลแทนที่จะรวมเป็นไฟล์แนบไม่จำเป็นต้องสร้างเทมเพลตหัวจดหมายสำหรับข้อความอีเมล แต่คุณควรปิดการสื่อสารด้วยลายเซ็นอีเมลอย่างเป็นทางการของบริษัทของคุณ
กำลังติดตาม
หากคุณส่งจดหมายขอการชำระเงินในบัญชีที่เลยกำหนดชำระ และคุณไม่ได้รับการตอบกลับจากผู้รับภายใน 30 วัน โปรดพิจารณาโทรติดตามผล เช่นเดียวกับจดหมาย คุณควรรักษาน้ำเสียงเชิงบวกไว้ พยายามพูดคุยโดยตรงกับบุคคลที่รับผิดชอบในการชำระบิลและยืนยันการรับจดหมาย หากคุณสามารถพูดคุยกับบุคคลที่รับผิดชอบได้ ให้เสนอที่จะประมวลผลการชำระเงินด้วยบัตรเครดิตผ่านทางโทรศัพท์หรือทางออนไลน์ ถ้าไม่ ให้ถามว่าคุณจะได้รับการชำระเงินเมื่อใด จดวันที่และติดตามผลด้วยจดหมายแจ้งการชำระล่าช้า
การดำเนินการเพิ่มเติมสำหรับคอลเลกชัน
หากไม่ได้รับการชำระเงินตามที่ตกลงไว้ คุณจะต้องยกระดับบัญชีไปยังขั้นตอนถัดไปในขั้นตอนของบริษัทของคุณในการจัดการบัญชีที่ค้างชำระหากใบเรียกเก็บเงินยังคงค้างชำระเป็นระยะเวลานาน น้ำเสียงของจดหมายเรียกเก็บเงินในอนาคตจะต้องเข้มงวดมากขึ้น และท้ายที่สุดจะถูกส่งต่อไปยังหน่วยงานเรียกเก็บเงินหากจำเป็น แม้ว่าจะมีสถานการณ์ที่จำเป็นต้องดำเนินการเรียกเก็บเงินขั้นสุดท้าย แต่ก็ไม่แนะนำให้ทำเช่นนั้นจนกว่าคุณจะใช้ทุกวิถีทางที่เป็นไปได้ในการแก้ไขปัญหาการชำระเงินล่าช้าอย่างเป็นกันเอง จนกว่าคุณจะพร้อมที่จะส่งบัญชีไปเรียกเก็บเงินหรือดำเนินการทางกฎหมาย อย่ากล่าวถึงการกระทำดังกล่าวในการติดต่อกับบุคคลหรือธุรกิจที่บัญชีเลยกำหนดชำระ