แบบฟอร์ม Internal Revenue Service (IRS) W-9 มีชื่อว่า "คำขอหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีและใบรับรอง" เอกสาร IRS นี้ออกแบบมาเพื่อรวบรวมข้อมูลภาษีพื้นฐานจากผู้เสียภาษีบางราย ซึ่งอาจเป็นบุคคลธรรมดาหรือธุรกิจ
วัตถุประสงค์ของแบบฟอร์ม W-9
ก่อนอื่นใด W-9 จะให้ข้อมูลพื้นฐานแก่บริษัทเกี่ยวกับผู้เสียภาษีที่ทำธุรกิจด้วย ช่วยให้พวกเขาสามารถรายงานจำนวนเงินที่ชำระให้กับผู้เสียภาษีสำหรับการให้บริการแก่ IRS พลเมืองของสหรัฐอเมริกาและบุคคลต่างด้าวที่มีถิ่นที่อยู่ องค์กร ทรัสต์ และองค์กรธุรกิจประเภทอื่นๆ ที่ไม่มีภาษีหัก ณ ที่จ่ายจากรายได้ของตนจะต้องกรอก W-9 ในขณะที่คนต่างด้าวที่ไม่มีถิ่นที่อยู่หรือบุคคลชาวต่างชาติจะต้องกรอกแบบฟอร์ม W-8 แทน
หากผู้เสียภาษีไม่กรอกและส่งคืน W-9 หรือระบุหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี (TIN) ที่ไม่ถูกต้องหรือไม่สมบูรณ์ เงินใดๆ ที่จ่ายให้กับผู้เสียภาษีอาจถูกหักภาษี ณ ที่จ่ายสำรอง ในสถานการณ์นี้ บริษัทจะหักภาษี 28% ของรายได้เนื่องจากผู้เสียภาษี และส่งส่วนที่หักภาษี ณ ที่จ่ายไปยัง IRS นี่เป็นวิธีการของหน่วยงานรัฐบาลกลางในการตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการชำระภาษีที่เหมาะสม แม้ว่าการระบุผู้เสียภาษีจะไม่ถูกต้องก็ตาม
ต้องใช้ W-9 เมื่อใด?
ธุรกิจจำเป็นต้องได้รับ W-9 จากบุคคลหรือบริษัทใดๆ ที่ต้องยื่นขอข้อมูลคืนกับ IRS ตัวอย่างเช่น ธุรกิจที่จ้างผู้รับเหมาอิสระเพื่อออกแบบเว็บไซต์ใหม่ของบริษัทจะต้องยื่นแบบฟอร์ม 1099-MISC กับ IRS เพื่อรายงานว่านักออกแบบเว็บไซต์จ่ายเงินไปเท่าไร
ในการยื่น 1099-MISC ฉบับสมบูรณ์ ธุรกิจจำเป็นต้องมีข้อมูลประจำตัวของผู้รับเหมา เช่น ชื่อ TIN ที่อยู่ และอื่นๆธุรกิจจะต้องรวบรวมแบบฟอร์ม W-9 จากผู้รับเหมาเพื่อรับข้อมูลดังกล่าว ในทำนองเดียวกัน ธุรกิจต่างๆ มักจะขอแบบฟอร์ม W-9 จากผู้จำหน่ายขององค์กร เพื่อให้พวกเขามีข้อมูลที่จำเป็นในการรายงานค่าใช้จ่ายทางธุรกิจตามที่ IRS กำหนด
W-9 การเก็บรักษาบันทึก
เช่นเดียวกับเอกสารภาษีส่วนใหญ่ ธุรกิจควรเก็บสำเนาแบบฟอร์ม W-9 ทั้งหมดไว้เป็นเวลาอย่างน้อยสามปีหลังจากการยื่นแบบแสดงรายการภาษีที่เกี่ยวข้องครั้งล่าสุด (หรือวันครบกำหนดของการคืนภาษี หากในภายหลัง) จากตัวอย่างข้างต้น หากธุรกิจทำสัญญากับนักออกแบบเว็บไซต์ในปี 2560 และเขาทำงานเสร็จก่อนสิ้นปี ธุรกิจควรเก็บแบบฟอร์ม W-9 ไว้อย่างน้อยจนถึงวันที่ 16 เมษายน 2021 (สมมติว่าธุรกิจยื่นในปี 2560 ขอคืนภาษีวันที่ 15 เมษายน 2561).
วิธีกรอกแบบฟอร์ม W-9
W-9 ที่แท้จริงนั้นค่อนข้างสั้นและค่อนข้างตรงไปตรงมา ประกอบด้วยสามส่วนหลัก: ข้อมูลส่วนบุคคล, TIN และการรับรอง
ส่วนข้อมูลส่วนบุคคลสำหรับบุคคล
ในบรรทัดที่ 1 ผู้เสียภาษีแต่ละรายจะต้องระบุชื่อของตนตามที่ปรากฏในรายการภาษีของตน แม้ว่าในทางเทคนิคแล้วจะเป็นองค์กรธุรกิจ แต่เจ้าของคนเดียวจะต้องใส่ชื่อตามกฎหมายของตนเองในส่วนนี้
เจ้าของคนเดียวกล่าวชื่อของตนซ้ำในบรรทัดที่สอง ซึ่งเรียกว่า 'ชื่อธุรกิจหรือชื่อนิติบุคคลที่ไม่คำนึงถึง' ที่นี่ พวกเขาใส่ชื่อเต็มและตัวอักษร DBA ซึ่งย่อมาจาก 'doing business as' ตามด้วยชื่อสมมติของธุรกิจ ถ้ามี ตัวอย่างเช่น หาก John Smith เป็นเจ้าของแต่เพียงผู้เดียวของ Speedy Plumbing เขาจะกรอกบรรทัดแรกเป็น John Smith และบรรทัดที่สองเป็น John Smith DBA Speedy Plumbing
ถัดไป ผู้เสียภาษีจะตรวจสอบช่อง 'บุคคลธรรมดา/เจ้าของคนเดียว' ซึ่งอยู่ใต้บรรทัดชื่อ ผู้เสียภาษีจะต้องระบุที่อยู่ทางไปรษณีย์ของตนในบรรทัดที่ 5 และ 6 ข้อมูลของลูกค้าสามารถรวมไว้ทางด้านขวาของแบบฟอร์มในพื้นที่นี้ได้ แต่ไม่จำเป็น
ส่วนข้อมูลส่วนบุคคลสำหรับธุรกิจ
ธุรกิจหรือนิติบุคคลอื่นๆ ต้องใส่ชื่อตามกฎหมาย (ตรงตามที่ปรากฏในใบกำกับภาษี) ในบรรทัด 1 หากธุรกิจนั้นมีชื่อทางการค้าหรือ DBA จะต้องอยู่ในบรรทัด 2
ถัดไป ผู้เสียภาษีจะทำเครื่องหมายในช่องที่ระบุวิธีการจัดประเภทองค์กรธุรกิจตามโครงสร้างทางกฎหมาย คุณจะต้องระบุว่านิติบุคคลนั้นเป็นองค์กร C, บริษัท S, ห้างหุ้นส่วน, บริษัทจำกัด (LLC) ฯลฯ
หากธุรกิจเป็น LLC ที่มีสมาชิกรายเดียว ให้ทำเครื่องหมายในช่อง 'บุคคลธรรมดา/เจ้าของคนเดียว' แทนช่อง 'LLC' LLC ที่ได้เลือกรูปแบบการเก็บภาษีทางเลือกอื่น (เช่น LLC ที่เลือกให้เก็บภาษีในฐานะ S Corporation) จะป้อนรหัสการจัดประเภทภาษีในช่องถัดจากช่องทำเครื่องหมาย LLC ตามคำแนะนำในแบบฟอร์ม
ต้องระบุที่อยู่ทางไปรษณีย์หลักของนิติบุคคลในบรรทัดที่ 5 และ 6 ที่อยู่ของลูกค้าอาจเพิ่มลงในช่องว่างทางด้านขวาของส่วนที่อยู่ทางไปรษณีย์ แต่ไม่จำเป็น
ข้อยกเว้น
ผู้เสียภาษีส่วนใหญ่จะเว้นช่องว่างในบรรทัดที่ 4 ว่างไว้ ช่องว่างแรกในบรรทัดที่ 4 ระบุว่าผู้เสียภาษีได้รับการยกเว้นจากการหักภาษี ณ ที่จ่ายสำรอง บุคคลธรรมดาและเจ้าของคนเดียวแทบจะไม่ได้รับการยกเว้นจากการหักภาษี ณ ที่จ่ายสำรอง แต่ในบางสถานการณ์ บริษัทจะได้รับการยกเว้น รหัสผู้รับเงินและสถานการณ์แสดงอยู่ในหน้าที่สามของ W-9 หากคุณมีคุณสมบัติตามเงื่อนไขข้อใดข้อหนึ่งเหล่านี้ คุณจะต้องวางหมายเลขรหัสที่เหมาะสมในช่องแรกของบรรทัด 4
ส่วน FATCA ของบรรทัดที่ 4 จะมีผลเฉพาะเมื่อคุณส่ง W-9 ไปยังสถาบันการเงินต่างประเทศ และคุณได้รับการยกเว้นจากการรายงานกฎหมายการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านภาษีบัญชีต่างประเทศ (FATCA) ในสถานการณ์ดังกล่าว ให้ตรวจสอบรายการรหัสและเหตุผลในหน้าที่สามของแบบฟอร์ม W-9 เพื่อดูว่าคุณมีคุณสมบัติหรือไม่ และวางตัวอักษรรหัสที่เหมาะสมลงในช่องว่าง FATCA ในบรรทัดที่ 4หากมีข้อสงสัย โปรดสอบถามสถาบันการเงินที่ขอแบบฟอร์มว่าคุณควรกรอกข้อมูลในช่องนี้หรือไม่
ข้อมูลหมายเลขบัญชี
บรรทัดสุดท้ายในส่วนข้อมูลส่วนบุคคลหมายถึง 'หมายเลขบัญชี' ในที่นี้ ผู้เสียภาษีจะแสดงรายชื่อบัญชีใดๆ ที่ตนมีกับ IRS เพื่อชำระภาษีคืนหรือการชำระเงินล่วงหน้าสำหรับภาระผูกพันด้านภาษีที่คาดว่าจะเกิดขึ้น ข้อมูลนี้เป็นทางเลือกและควรเว้นว่างไว้
หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี (TIN)
ส่วน TIN จะต้องกรอกให้ครบถ้วน ไม่ว่าผู้เสียภาษีจะเป็นบุคคลธรรมดา เจ้าของคนเดียว หรือองค์กรธุรกิจก็ตาม
- บุคคลทั่วไปใส่หมายเลขประกันสังคมของตนทางด้านขวาของแบบฟอร์ม ในช่องที่จัดไว้ให้
- เจ้าของคนเดียวและ LLC ที่มีสมาชิกรายเดียวอาจใช้หมายเลขประกันสังคมหรือหมายเลขประจำตัวนายจ้าง (EIN) ก็ได้ แม้ว่า IRS จะชอบหมายเลขประกันสังคมก็ตาม
- แม้ว่าบุคคลใดบุคคลหนึ่งจะเป็นผู้รับผิดชอบต่อนิติบุคคลนั้น แต่องค์กรธุรกิจประเภทอื่นๆ จะวาง EIN ของตนไว้ในช่องว่างที่ให้ไว้
ส่วนการรับรอง
ในส่วนนี้ ผู้เสียภาษีลงนามในแบบฟอร์มและยืนยันว่าข้อมูลในแบบฟอร์มนั้นเป็นความจริง การไม่ให้หรือจงใจให้ข้อมูลเท็จ ผู้เสียภาษีจะถูกลงโทษ
การปฏิบัติตาม W-9
ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้รับจ้างอิสระหรือธุรกิจที่ให้บริการแก่ลูกค้า หรือหากคุณเป็นบริษัทที่จ้างบุคคลหรือองค์กรธุรกิจเพื่อให้บริการ แบบฟอร์ม W-9 มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านภาษี ขอคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญจากผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีหากคุณมีสถานการณ์พิเศษหรือไม่แน่ใจว่าจำเป็นต้องกรอกหรือขอแบบฟอร์มนี้หรือไม่
